So stellen Sie sicher, dass Ihre nächste Videokonferenz zu einem vollen Erfolg wird

10 Schritte zur erfolgreichen Videokonferenzen

Machen Sie sich mit der Ausrüstung vertraut
Sie sollten sich grundsätzlich zumindest mit den Basics Ihrer Ausrüstung vertraut machen, damit Sie im Problemfall schnell handeln können. Alternativ können Sie auch Ihre IT-Mitarbeiter mit der Instandhaltung der Ausrüstung beauftragen. Es ist wichtig, alle Komponenten regelmäßig zu warten, damit während des Meetings alles rund läuft. H.323 ist von Ihrem Netzwerk abhängig, weshalb Ihre IT-Mitarbeiter darauf achten müssen, dass es keine Netzwerkprobleme gibt. H.323 kann außerdem sehr empfindlich sein, weshalb Sie sich genauestens an die korrekten Vorgehensweisen halten sollten. 


Bandbreite
Videokonferenzen benötigen viel Bandbreite. Achten Sie darauf, ausreichend Bandbreite zur Verfügung zu haben, um Unterbrechungen vorzubeugen. Nutzen Sie Duplex-Pfade als interne Netzwerkverbindung. Falls das Gerät nur Halbduplex unterstützt, verwenden Sie bei den Switch-Port-Einstellungen Halbduplex, aber auf keinen Fall Auto-Negotiation. Laut Tech Orient benötigt eine Standard-Videokonferenz eine Minimum-Bandbreite von 384 kbps. Die Videokonferenz ist nur dann optimal, wenn die Nutzung bei unter 50 Prozent der verfügbaren Bandbreite liegt. Sie können die Bandbreite-Ausrüstung außerdem auch an Ihre Topologie für Videokonferenzen anschließen. Falls Sie LAN/VPN installieren, könnten Sie für Ihre Videokonferenzen die Hälfte der Standleitung benötigen. Ein 512kbps Anruf benötigt im Falle einer Standleitung beispielsweise die doppelte Bandbreite.

Ethernet-Kabel
Achten Sie darauf, dass Sie nur qualitativ hochwertige Kabel verwenden. Für maximale Performance sollten Sie Faser-Optik-Kabel oder andere fortschrittliche Kabel verwenden. Faseroptische Kabel liefern generell die beste Performance. Selbst falls Ihr IT-Team Top ist, lohnt es sich nicht, bei der Qualität der Kabel zu sparen. Vorgefertigte Kabel sind am besten und sollten laut den Experten von Tech Republic kurz gehalten werden, um eine optimale Leistung zu gewährleisten.

Switches oder Router
Am besten verwenden Sie für Ihre Videokonferenz-Ausstattung programmierbare Switches oder Router. Hubs sind keine gute Wahl, da Sie nicht die gewünschten Performance-Standards erfüllen. Achten Sie darauf, dass Sie Switches und Router eine gute Verarbeitungskapazität haben.

Konfiguration der Videogeräte außerhalb der Firewall
 Das Umgehen von Firewalls ist eine der am meisten beklagten Sorgen mit Videokonferenzen. Viele Nutzer sind nicht mit dem Öffnen von Ports und ähnlichem vertraut. Die Firewall wird so schnell zum Problem. Auch wenn Ihre Videokonferenz-Ausstattung, PacketShaper und Firewall Probleme untereinander haben, ist die Firewall aus Sicherheitsgründen unerlässlich. Selbst korrekt konfiguriert, kann es manchmal zu Schwierigkeiten kommen. Ein weiterer Bereich, der vielen Kopfschmerzen bereitet, ist die Lastenverteilung. Ein Video-Stream, der über mehr als eine Route versandt wird, kann zu sogenannten Out-of-Order Packets führen, die weitere Probleme verursachen.

Aktuellste Software
Vergewissern Sie sich außerdem, dass Ihr Videokonferenzsystem die neueste Software verwendet. Indem Sie sicherstellen, dass alle Komponenten kompatibel sind, kommen Sie Ihrer reibungslosen Videokonferenz einen großen Schritt näher.

Machen Sie eine Generalprobe
Es ist grundsätzlich eine gute Idee, Ihre Ausrüstung vor einem wichtigen Meeting zu testen, damit es nicht zu unangenehmen Überraschungen kommt. Ein IP-Wechsel kann zu Verzögerungen führen und Bildmischungen können die Video- und Audioqualität reduzieren, daher ist ein kurzer Probelauf zu empfehlen.

Kamera Voreinstellungen
Richten Sie Kamera-Voreinstellungen ein, damit Sie problemlos die Position wechseln können. So müssen Sie sich während des Meetings um eine Sache weniger Gedanken machen.

Schaffen Sie das richtige Umfeld
Blue Jeans deutet an, wie wichtig es ist, das richtige Umfeld für eine Videokonferenz zu schaffen. Bevor Sie an einer Videokonferenz teilnehmen, sollten Sie darauf achten, dass die Vorhänge oder Jalousien geschlossen sind, damit es nicht zu hell ist. Achten Sie auch darauf, dass die Deckenbeleuchtung nicht auf die Kamera-Ansicht strahlt und Sie so verblassen lässt. Vergessen Sie auch nicht, die Mikrofone zu überprüfen, damit die Audioqualität nicht beeinträchtigt ist.

Minimale Ablenkungen
Ablenkungen können ein Meeting schnell den Bach hinunter gehen lassen. Es ist wichtig, dass Ihre Umgebung so ablenkungsfrei wie möglich ist. Schalten Sie Ihr Handy aus, Ihren Laptop auf stumm und schließen Sie gegebenenfalls die Fenster, um Geräusche von außen zu minimieren. Deaktivieren Sie außerdem alle Popup-Benachrichtigungen, wenn Sie den Bildschirm mit anderen Teilnehmern teilen.

Wenn Sie sich an diese einfachen Schritte halten, wird Ihre nächste Videokonferenz mit Sicherheit zum vollen Erfolg. Die richtige Vorbereitung ist der Schlüssel. Niemand möchte Zeit mit Einstellungen verbringen, die sich schon im Voraus erledigen ließen. Ihre Meeting-Partner werden schnell abgeneigt, wenn das Meeting nicht produktiv verläuft und Unternehmen können es sich nicht leisten, wichtige Zeit durch technische Probleme zu verschwenden. Dabei kostet es Sie nur wenige Minuten Zeit, um vor der Konferenz die Einstellungen zu testen. Als Unternehmen können Sie sich die wichtigsten Aspekte von Ihrem IT-Department erklären lassen, damit Sie im Notfall schnell selbst Hand anlegen können.

 

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