Cloud-basierte Videokonferenzen für schnellere Arbeitsabläufe

Cloud-basierte Videokonferenzen

Videokonferenzen haben sich inzwischen so in der Business-Welt durchgesetzt, dass die Kommunikation via E-Mail inzwischen in etwa so effizient wie ein Schnurtelefon gilt. Dabei geht ein Großteil des Gesprächs verloren, weil die einkanalige E-Mail meist einen Folgeanruf erfordert, nur um die Details zu klären. Videokonferenzen bieten dagegen mehrere Kommunikationskanäle und dadurch, dass die Technologie erschwinglicher und weitreichend angepasster wird, können sie schon bald zur normalen Tagesroutine in Unternehmen dazugehören. Im agilen Projektmanagement könnten Videokonferenzen beispielsweise das tägliche Scrum-Meeting erleichtern, vor allem, wenn die Team-Mitglieder ortsunabhängig arbeiten. Indem Sie das tägliche Scrum-Meeting via Videokonferenz abhalten, kann das Meeting so strukturiert werden, dass nur die Produktentwickler daran teilnehmen. Es ist toll, wenn Nichtmitglieder am Scrum-Meeting teilhaben, so Joost Mulders von Mendix Developer, aber diese Nicht-Teammitglieder dürfen dabei niemandem in die Quere kommen. Je fokussierter ein Team auf den Endspurt oder das Ziel ist, desto produktiver wird das tägliche Scrum-Meeting letzten Endes. 

Fast unbegrenzte Fähigkeiten
 
Während große Unternehmen oftmals spezielle Räume für Videokonferenzen haben, können kleinere Unternehmen oder diejenigen, für welche die Technologie noch Neuland ist, die Funktionalität von Cloud-basierten Videokonferenzen als Alternative entdecken. 

Cloud-basierte Videokonferenz-Plattformen bieten viele Funktionen, wobei die Kompatibilität einer der größen Pluspunkte ist. Die in eine Cloud-basierte Lösung eingebundene Kollaborationssoftware ist mit einer Vielzahl von Geräten kompatibel, so Rob Marvon von PC Mag. Die Software kann zu Präsentationszwecken auch mit anderen Software-Typen integriert werden. Nutzer können beispielsweise auch Kalender und Analytik-Werkzeuge mit der Videokonferenzlösung verbinden. 

Der Cloud-basierte Videokonferenz-Anbieter Blue Jeans funktioniert mit einer Vielzahl von Software-Plattformen wie Skype, Cisco, Polycom und Avaya. Natürlich können Teilnehmer dank der App- und Web-Browser Kompatibilität auch via Handy, Laptop, Tablet oder PC an einer Cloud-basierten Videokonferenz teilnehmen. 

Benutzerfreundlichkeit 
Einer Cloud-basierten Videokonferenz beizutreten oder selbst eine zu hosten, ist viel einfacher und preisgünstiger als reguläre vor-Ort-Lösungen. Anstelle teurer Ausrüstung und eines Technikers, der den Videokonferenzraum einrichtet und sich um die Fehlerbehebung kümmert, benötigen Unternehmen tatsächlich nur einen großen Monitor, eine Kamera, Mikrofone und eine Internetverbindung für eine Standard-Videokonferenz-Ausrüstung. 

Sobald die entsprechende Hardware angeschlossen wurde, muss Meetingveranstalter nur folgende Schritte befolgen: 

  • Anmeldung auf der Cloud-basierten Videokonferenz-Seite
  • Meeting-Erstellung bzw. Beitritt
  • Einladen der Teilnehmer
  • Auswahl der für die Verbindung zugelassenen Geräte
  • Steuerung des Meetings via der Cloud-Software
  • Gruppenzusammenarbeit

Sobald die Nutzer vertrauter mit der Cloud-basierten Videokonferenz-Lösung werden, können sie auch verschiedene Videos während Konferenz teilen. Unternehmen können das Meeting aufzeichnen und es mit denjenigen teilen, die das Meeting verpasst haben, oder aber um das Besprochende erneut im Details durchzuprüfen. Mithilfe der Cloud-basieren Software können Unternehmen außerdem gezielt Daten bezüglich der Videokonferenz analysieren.

Geldsparend & Produktivitätssteigernd 
Die Vorteile von Cloud-basierten Videokonferenzen sind neben geringeren Equipment-Auslagen enorm. Um ihre Investitionsrentabilität einzuschätzen, sollten Unternehmen harte und weiche Kosten berücksichtigen, so Chip Manning von VDO360


Auf der einen Seite sparen Videokonferenzen Reisekosten wie Transportkosten, Essens- und Unterkunftspauschalen ein, gleichzeitig reduzieren sie aber auch Produktivitätsverluste und Mitarbeiter-Strapazen. Wenn Mitarbeiter außerorts zu Meetings reisen müssen, machen sie sich oft um Dinge wie die Kinder- oder Haustierbetreuung oder auch die eigene Haussicherung Sorgen, so Manning. 

Der mobile Vorteil kann also nicht nur dem Unternehmen Geld sparen, sondern auch die Mitarbeiter zur Kollaboration motivieren. Des weiteren müssen Mitarbeiter sich nicht erst den Weg zum Videokonferenzraum bahnen, sondern können mithilfe einer einfachen Webcam direkt von ihrem Schreibtisch aus an der Konferenz teilnehmen. Auch Mitarbeiter außerorts können somit, sofern sie über eine Internetverbindung und ein tragbares Gerät mit einer Webcam wie ein Handy, Tablet oder Laptop verfügen, am Meeting teilhaben. 

Dank der Zugänglichkeit von Videokonferenzen können Mangager einen schnelleren und realistischeren Überblick bezüglich Projekt-Fortschritten gewinnen und Änderungen sowie neue Initiativen besser kommunizieren, wobei sie direkt Feedback von ihren Mitarbeitern sammeln können. Dies führt zu einer verbesserten Effizienz und Produktivität. 

Einige Unternehmen haben in der Zwischenzeit realisiert, dass manche Mitarbeiter besser von zu Hause aus oder zumindest ortsungebunden arbeiten, als in einer traditionellen Bürowelt. Diese mobilen Mitarbeiter sparen Unternehmen zusätzlich an Gemeinkosten. 

Aber selbst unabhängige Mitarbeiter benötigen ein gewisses Maß an Aufsicht und müssen hin und wieder mit den restlichen Arbeiterbienen kommunizieren. In einem Fall von lustig aber wahr, deutet Virginette Acacio von Bluejeans darauf hin, wie einfach Menschen bei einem traditionellen Audiokonferenz-Gespräch abgelenkt werden. Dadurch, dass sie wissen, dass ihnen niemand zuschaut, nuten Mitarbeiter währenddessen oft Soziale Medien, nehmen andere Anrufe entgegen oder schlafen sogar ein. 

Ein weiterer Nachteil von herkömmlichen Audio-Meetings ist, dass Menschen, die körperlich im gleichen Raum sind, oft Nebengespräche führen, was für nicht-anwesende Meeting-Teilnehmer sehr verwirrend sein kann. Videokonferenzen können diese Dilemmas aus der Welt schaffen. 

Vor- oder Nachreiter, das ist hier die Frage 
Natürlich ist es verständlich, dass Unternehmen sich erst langsam an neue Technologien und die damit verbundenen Fehler und Kosten heranwagen. Videokonferenzen haben sich jedoch bewährt und sind inzwischen weit verbreitet. Durch die Einfachheit, mit der sich Cloud-basierte Lösungen einführen lassen, haben Unternehmen keine Ausrede, die Vorteile von Videokonferenzen zu ignorieren. Die Chancen stehen hoch, dass Ihre Konkurrenz Videokonferenzen bereits nutzt. 

Autor:
"Awestruck by Star trek as a kid, Jake Anderson has been relentless in his pursuit for covering the big technological innovations which will shape the future. A self-proclaimed gadget freak, he loves getting his hands on every piece of gadget he can afford."

jakeanderson171gmailcom

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