Kanban ist eine Methode, die seit einigen Jahren in die IT – und hier insbesondere bei der Softwareentwicklung und beim IT-Support – Einzug hält. Obwohl unabhängig von den agilen SW-Entwicklungspraktiken und -methoden entstanden, wird Kanban im Allgemeinen den agilen Methoden zugerechnet.

Der Einsatz von Kanban ist vergleichsweise einfach und auch die Einführung ist schnell umsetzbar, was ein wesentlicher Grund für die zunehmende Beliebtheit von Kanban gerade in kleinen Organisationen und Projekten ist.

Die theoretischen Grundlagen von Kanban sind schnell beschrieben, denn in Kanban werden lediglich vier Grundprinzipien und sechs Kernpraktiken als theoretische Basis genannt. Die vier Grundprinzipien (Foundational Principles) lauten:

• Starte mit dem, was du jetzt machst
• Verfolge inkrementelle, evolutionäre Veränderung
• Respektiere initial Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Job-Titel
• Fördere Leadership auf allen Ebenen in der Organisation

Gerade die ersten drei Grundprinzipien haben eine große Bedeutung, denn sie sagen aus, dass man an Bestehendem nichts verändern muss, wenn man mit Kanban starten möchte: Weder die Abläufe noch die Rollen noch die Aufgabenverteilungen werden angetastet. Da sich Kanban aber als evolutionärer Change-Management-Ansatz versteht, werden Veränderungen zwar angestrebt, die dann aber nicht sofort, sondern erst im Laufe der Arbeit mit dem Kanban-System durchgeführt werden. Die sechs Kernpraktiken (Core Practices) werden folgendermaßen beschrieben: 

• Mache die Arbeit sichtbar
• Limitiere den Work in Progress (WIP)
• Manage den Fluss (Workflow)
• Mache die Prozess-Regeln explizit
• Implementiere Feedback-Mechanismen
• Führe gemeinschaftliche Verbesserungen durch

Die Aussagen der Kernpraktiken erschließen sich nicht unbedingt sofort, sind aber dann hilfreich, wenn man bereits die ersten Schritte mit Kanban unternommen hat, da sie einen Handlungsrahmen vorgeben.

Kanban ist zwar generell universell für alle Arten von Prozessen verwendbar, jedoch ist der Einsatz besonders empfehlenswert wenn

• die Grundvoraussetzungen von anderen Vorgehensweisen (wie Scrum) nicht erfüllt werden können, da beispielsweise Rollen nicht gelebt oder Verfügbarkeiten nicht gewährleistet werden können
• die Prozesse schwach strukturiert sind
• es sich Support-Prozesse in der IT handelt, die besonders kleinteilig und schnelllebig sind
• Service Level Agreements abgebildet werden müssen
• sich die Prozessabläufe in ähnlicher Form wiederholen lassen, da diese klar definiert sind ist
• für das Umfeld eine schnelle Reaktion wichtiger ist als die genaue Vorhersagbarkeit

Kanban gibt keinen Prozess vor, sondern orientiert sich an dem, was bereits vorhanden ist. Ist in einem Unternehmen keine Projektkultur vorhanden, so kann mit einem sehr einfachen Kanban-Board bereits eine Projektverfolgung umgesetzt werden, in dem nur einfache Prozessschritte visualisiert werden. Bei Scrum-Projekten bietet sich an, die Umsetzung der Aufgaben (Tasks) des Sprints mit dem Kanban-Board zu realisieren. Dazu werden die Sprint Backlog Items als Tasks an das Kanban-Board gehängt und dann vom Team umgesetzt. In klassischen Projekten mit vorgegebenem Projektstrukturplan mit entsprechenden Arbeitspaketen kann über Kanban der Bearbeitungsstand der einzelnen Arbeitspakete erfasst werden. Auch hierüber lässt sich dann recht schnell der aktuelle Stand ablesen und eventuelle Schwachstellen im bestehenden Projektmanagementprozess erkennen.

Wenn man mit Kanban beginnen möchte, so sollte man mit einem Projekt (oder einem Prozess) starten, das nicht zu groß ist und bei dem nicht zu viele Mitarbeiter beteiligt sind. Hierüber lassen sich erste Erfahrungen sammeln, die dann später bei größeren Prozessen verwendet werden können. Es bietet sich an, bei der Einführung folgende sieben Schritte systematisch durchzuführen. 

• Systemgrenzen ziehen: Zunächst muss der Bereich definiert werden, in dem Kanban eingesetzt werden soll. So kann beispielsweise bei der Softwareentwicklung zunächst nur die Anforderungsermittlung als eigener Prozess betrachtet werden, um so die Übersichtlichkeit zu bewahren
• Visualisierung durchführen: Das Benennen und anschließende Einzeichnen der Prozessschritte auf das Kanban-Board ist ein wesentlicher Schritt, der mit den Beteiligten gemeinsam durchgeführt werden sollte
• WIP-Limits (initial) definieren: Es durch das Definieren der WIP-Limits entsteht das Kanban-Board. Zu Beginn kann man ein WIP-Limit dadurch ermitteln, indem die Mitarbeiter ihre eigene Geschwindigkeit schätzen
• Serviceklassen beschreiben: Über die Serviceklassen wird den Aufgaben eine gewünschte Bearbeitungsgeschwindigkeit mitgegeben. Typischerweise werden hierzu Notizzettel mit unterschiedlichen Farben verwendet
• Regeln benennen: Es muss benannt werden, wann und wie die Tickets umgehängt werden dürfen. Diese Regeln sollten schriftlich fixiert und dann als Zettel mit an das Board geheftet werden
• Messungen vorbereiten: Schon gleich zu Beginn sollten Vorbereitungen für die Messungen getroffen werden, um hieraus schon sehr früh eine Aussage über Engpässe und Optimierungsmöglichkeiten treffen zu können
• Betrieb starten: Und damit kann bereits gestartet werden, indem erste Tickets an das Kanban-Board geheftet werden

Auch wenn Kanban schnell und einfach eingeführt werden kann, so treten in der Praxis Probleme auf, die sich oftmals erst nach einiger Zeit zeigen. Hier sind zu nennen:

• Es kümmert sich niemand „hauptamtlich“ um das Kanban-System. Die sonst übliche Selbstorganisation reicht hier nicht – eine Art „Board Master“ sollte etabliert werden.
• Kanban kann dazu verwendet werden, „Minderleister“ zu identifizieren, da es Schwachstellen im Bearbeitungsprozess aufdeckt. Wird dies als Ziel beim Einsatz von Kanban benannt, so führt dies häufig zur Ablehnung von Kanban bei den Mitarbeitern.
• Wenn Kanban eingeführt ist und die WIPs passend gesetzt wurden, so „läuft“ das System. Es fehlt dann der Anreiz, das Board oder die Messungen weiter zu pflegen.
• Nachdem Kanban etabliert ist fällt häufig auf, dass die zugrundeliegenden Prozesse verändert werden müssten, um eine Ergebnisverbesserung zu erzielen. Hier zu fehlen jedoch sehr oft der Ehrgeiz und der Wille, insbesondere beim „Management“.

Generell kann Kanban bei der Projektumsetzung helfen und ist sowohl mit klassischen wie auch mit agilen Methoden kombinierbar. Nachdem zu Beginn keine Veränderungen an bestehenden Prozessen vorgenommen werden müssen, Schwachstellen aber im Laufe der Zeit erkannt und behoben werden können, ist Kanban hervorragendes System zur sukzessiven Verbesserung von bestehenden Prozessen. Jedoch ist Kanban kein Selbstläufer: Werden die Randbedingungen nicht beachtet, so bringt Kanban nicht den gewünschten Zusatznutzen. Betrachtet man aber den geringen Aufwand bis zum ersten Einsatz eines Kanban-Boards und vergleicht die möglichen Vorteile, die sich schon aus der Visualisierung und der daraus entstehenden Kommunikation ergeben, so ist Kanban eine gute Alternative oder Ergänzung zu anderen Methoden.

Stop Starting – Start Finishing! (Ein Leitspruch von Kanban)