Weltmarktführer für Verschlüsse in der Elektrotechnik setzt auf neues PIM - Einheitliches System ersetzt verschachtelte Insellösungen

Wenn sich Produktinformationen in verschiedenen Formaten als Insellösungen über Standorte und Abteilungen eines Unternehmens verteilen, bringt das unweigerlich Probleme mit sich: Produktwissen liegt nicht zentral vor, ist nicht immer verfügbar und in Teilen nur aufwändig zu beschaffen. Die manuelle Arbeit ist enorm und die unterschiedliche Datenqualität verursacht Probleme. Ein Beschlagsteil-Spezialist mit über 15.000 Artikeln strukturierte seine Produktionsdaten mit einem neuen PIM. Auch große Datenmengen können nun in kurzer Zeit angereichert und verarbeitet werden und stehen für Kataloge und Online-Shops übersichtlich zur Verfügung.

EMKA Beschlagteile GmbH & Co. KG wurde 1932 in Velbert als Produktionsbetrieb für Fahrradzubehör und Eisenwaren gegründet. Die GmbH diversifizierte ihr Geschäft und expandierte international. Heute ist die EMKA GRUPPE mit Niederlassungen in Europa, Nordamerika und Asien Weltmarktführer für Verschlüsse, Scharniere und Dichtungen, die in Schalt- und Steuerungsschränken für Elektronik und Elektrotechnik zum Einsatz kommen. Sie finden auch in den Branchen Klimabau, Transport und IT Anwendung. EMKA entwickelt, konzipiert und produziert darüber hinaus individuelle Lösungen nach den Anforderungen ihrer Kunden. Das Gesamtsortiment umfasst rund 15.000 Artikel. Sie werden an acht Fertigungsstandorten in Deutschland, Frankreich, England, Spanien, Bosnien-Herzegowina und Serbien entwickelt, gefertigt, veredelt und montiert. 

 

Insellösungen verursachen hohen Aufwand bei der Datenbeschaffung 

Über die Jahre verteilten sich die Produktinformationen als kleine und große Insellösungen im ganzen Unternehmen über Standorte, Abteilungen, Themen und Branchen hinweg: Sie wurden im ERP gespeichert, in den Systemen, die in Konstruktion und Entwicklung eingesetzt werden oder in lokalen Bilddatenbanken. Diese fehlende Zentralisierung der Informationen und ihre Unübersichtlichkeit wurden angesichts des internationalen Wachstumskurses der Gruppe zu einer echten Herausforderung. Die Suche nach konkreten Informationen gestaltete sich zeitaufwändig, da die alten Daten wie von Hand gezeichnete Skizzen, die eingescannt in Ordnern abgelegt worden waren, nicht leicht zu finden oder schlichtweg nur schwer einsetzbar waren. Viele Schritte mussten manuell erledigt werden oder erforderten die Hilfe von speziellen Mitarbeitern oder Produktspezialisten, die über die benötigten Informationen verfügten. Verließen Mitarbeiter das Unternehmen, ging mit ihnen auch ihr Produktwissen verloren. 

Unter dem Strich ergaben sich aus dieser Konstellation drei Hauptproblemfelder: Das Produktwissen lag nicht zentral dokumentiert und jederzeit in Echtzeit verfügbar vor. Die Datensilos an unterschiedlichsten Orten führten zu hohen Aufwänden bei der Beschaffung der Daten und die Qualität der Daten selbst war nicht einheitlich und die Informationen damit nicht effizient einsetzbar. “Wir hatten kaum Möglichkeiten, eine interne Wissensdatenbank mit Multichannel-Approach bereit zu halten,“ bilanziert Markus Panofen, Leiter Digital Marketing. Den Ausschlag für die Suche nach einer neuen Lösung gab dann der Wunsch nach einer flexibleren Produktpräsentation und sich verändernde Kundenwünsche. Bisher erfolgte die Präsentation beim Kunden anhand eines 650 Seiten starken Katalogs auf PDF-Basis, der über die Jahre hinweg kontinuierlich gewachsen war. Jetzt sollten neue Kategorie- und Produktstrukturen oder Einzeldarstellungen möglich werden. 

 

PIM wurde Schritt für Schritt eingeführt

Das Projekt Produktinformations-System (PIM) begann im Jahr 2016. EMKA startete mit der E-Commerce Plattform des Anbieters Magento und erweiterte sie mit dem PIM von Akeneo. „Die Kopplung der Systeme zwischen Akeneo und Magento und die Möglichkeit, schlank starten zu können, haben uns überzeugt”, so Panofen. Das Projekt wurde von der Marketing-Abteilung mit Unterstützung des Technologiezentrums, das für Konstruktion und Entwicklung zuständig ist, initiiert und umgesetzt. Mitarbeiter, die mit dem PIM täglich arbeiten sollten, wurden von Anfang an involviert: Sie wurden nicht nur früh abgeholt, sondern auch an der Konzeption beteiligt. 

Drei bis vier Nutzer arbeiten täglich mit dem PIM. Es enthält rund 60.000 SKUs. Rund 15.000 kommen für eine Ausspielung in Frage, davon sind 7.000 als Katalogartikel vollständig gepflegt. Zu 8.000 bis 9.000 Artikeln liegen rudimentäre Informationen wie Material oder Oberfläche vor. Sie sind für die Stücklisten von Bedeutung. Die Produktinformationen stammen aus verschiedenen Quellen: dem internen Wissen der Mitarbeiter, dem eigenen ERP, Bilddatenbanken, dem Konstruktionssystem und dem Übersetzungssystem (TMS). Eingesetzt werden die Daten in PDF-Katalogen und dem Online-Katalog im Magento-Shop von EMKA. 

 

Große Datenmengen organisieren und Wissen skalierbar einsetzen

Große Datenmengen können nun in kurzer Zeit strukturiert und verarbeitet werden. Die Schnelligkeit, mit der Daten nun standardisiert, organisiert und angereichert werden können, sowie die daraus resultierende Möglichkeit, Produktänderungen zeitnah in verschiedenen Marketingkanälen auszurollen, sind wesentliche Vorteile der Lösung. Das PIM wird EMKA in Zukunft in der weiteren Expansion begleiten und das interne Wissen skalierbar und für Kunden international einsetzbar machen. „Wir waren beeindruckt, wie wir mit großen Datenmengen in relativ kurzer Zeit eine Übersichtlichkeit herstellen konnten, “ so Panofen.

Durch die erfolgreiche Integration des PIM in die Systemlandschaft profitieren auch andere Abteilungen von der besseren Datenqualität. Zum Beispiel entsteht ein Zusatznutzen durch die Anbindung an das ERP: Die Produkte werden nicht nur vom ERP ins PIM exportiert, sondern auch zurückgespielt. So stehen die angereicherten Daten auch im ERP zur Verfügung. Davon profitieren unter anderem das Bestellwesen und der Vertrieb, die  entweder im ERP oder im Online-Katalog auf Informationen zugreifen.

 

Funktionsdetails der neuen PIM-Lösung

Mit Funktionen wie Smart Attributes und der Kategorisierung der Daten macht das PIM eine Standardisierung und damit eine schnelle Einpflege der Produktinformationen möglich. Durch die effiziente Verknüpfung der Daten mit den Produkten, ist die Anreicherung zum Beispiel mit Bilddateien, Funktionsbeschreibungen und CAD-Dateien automatisiert möglich. 

Die Verknüpfung von Medien mit Produkten ist hierbei ebenfalls eine effiziente Möglichkeit, das interne Wissen den entsprechenden Produkten zuzuordnen und Übersichtlichkeit zu schaffen. Das Akeneo PIM wurde zudem mit dem TMS-System für Übersetzungen verknüpft, sodass die Daten nun auch mehrsprachig vorliegen. Durch die neue Datenhaltung konnte sich EMKA von der starren Katalogstruktur lösen und eine optimierte Produktdatenstruktur schaffen. Neu ist auch die Möglichkeit, in der Ansicht für den Kunden auf Einzel-Artikelebene Produktinformationen darzustellen. In Zukunft werden die PIM-Daten über eine Database-Publishing-Lösung in weiteren Kanälen wie Produktdatenblättern bis hin zur komplexen Katalogausleitung genutzt.

 

Fazit

Mit dem PIM wurde für die EMKA Gruppe ein zentraler Ort für die Produktinformationen geschaffen und das Wissen der Mitarbeiter in einem Tool gebündelt sowie schnell und übersichtlich verfügbar gemacht. Manuelle Arbeiten entfallen, die Datenqualität verbessert sich kontinuierlich. Die Herstellung von Katalogen und der Produktpräsentation wurde durch diese standardisierten und automatisierten Abläufe deutlich vereinfacht. 

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