Eigentlich sollen Arbeitnehmer*innen seit Anfang des Jahres ihre Arbeitszeit erfassen. Doch das von Bundesarbeitsminister Hubertus Heil geplante Gesetz ruft bei vielen Unternehmensverantwortlichen großen Unmut hervor. Sie sorgen sich, dass die negativen Auswirkungen auf die Mitarbeitenden potenziell groß sein könnten, wenn die Umsetzung nicht richtig erfolgt. Zudem sorgen die gesetzlichen Vorgaben allgemein für Kopfzerbrechen: Laut einer Bitkom-Umfrage befürchten zwei Drittel aller Arbeitgeber*innen, dass die Arbeitszeiterfassung für sie einen hohen finanziellen und administrativen Mehraufwand bedeutet. Aber ist das wirklich so? Und wie weit wird die Erfassung der Arbeitszeit inzwischen umgesetzt?

Luft nach oben und viele Sorgen

Bei der Erfassung der Arbeitszeit kann in Deutschland noch kaum von einer flächendeckenden Umsetzung die Rede sein. Tatsächlich sind viele Unternehmensverantwortliche mit dem Thema überfordert. Sie kennen beispielsweise die auf dem Markt befindlichen digitalen Lösungen nicht, vermischen Begriffe wie „elektronisch“ und „digital“ oder verwenden „Erfassung“ und „Dokumentation“ als Synonyme. Kurzum: Auf Unternehmensseite gibt es bei der Umsetzung sowie beim generellen Wissensstand zur Arbeitszeiterfassung noch viel Luft nach oben.

Zwar werden einige Unternehmen bei dem Thema langsam aktiv, jedoch nehmen sie sich oft nicht genug Zeit, um alle Lösungen auf dem Markt kennenzulernen. Viele agieren eher, indem sie möglichst schnell etwas implementieren, statt auf Qualität zu achten. Dabei vergessen Unternehmensverantwortliche oft, dass die Arbeitszeiterfassung im Gesamtkontext des Arbeitsmarktes beziehungsweise des Bereichs Human Resources (HR) nur ein kleines Puzzleteil darstellt. Arbeitgeber*innen betrachten die Arbeitszeiterfassung also oft getrennt von anderen HR-Themen und sorgen so in vielen Fällen dafür, dass sich dieser Bereich ihres Unternehmens weiter verkompliziert, anstatt ihn mit einer durchdachten Lösung gezielt zu entzerren.

Mehr Work-Life-Balance, weniger Engpässe: Die Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende

Das Thema Arbeitszeiterfassung enthält eine Menge Zündstoff: Schlagwörter wie Überwachung, Kontrolle oder Pflicht sorgen für einen negativen Beiklang und laden die Debatte zusätzlich auf. Was dabei völlig untergeht, sind die Vorteile, die eine koordinierte Arbeitszeiterfassung mit sich bringt – und zwar für alle Beteiligten. Die praktische Ausgestaltung innerhalb der Unternehmen kann individuell erfolgen. Im Kern sollte die Arbeitszeiterfassung mit einer höheren Wertschätzung der Leistung aller Mitarbeitenden einhergehen und positiv konnotiert sein. So steigt gleichzeitig die Zufriedenheit der Belegschaft mit dem Unternehmen an.

Die Vorteile einer durchdachten und zielgerichteten Arbeitszeiterfassung – im Idealfall in Verbindung mit einer HR-Suite – sind:

• Arbeitgeber*innen können zu viele Überstunden und eine damit einhergehende mögliche Überarbeitung ihrer Mitarbeitenden verhindern. Das verbessert die Work-Life-Balance und reduziert das Burn-out-Risiko. Davon profitieren primär die Mitarbeitenden, aber auch die Unternehmen, die für eine gesunde Arbeitsatmosphäre sorgen – was gerade bei jüngeren Bewerber*innen gut ankommt.

• Die Mitarbeitenden können ihre erfassten Arbeitszeiten als Nachweis für ihre erbrachten Leistungen nutzen. Denn die erfassten Arbeitszeiten können als Grundlage von Leistungs- und Effizienzbeurteilungen der Mitarbeitenden dienen – und dadurch bei der Leistungssteigerung helfen.

• Die Unternehmen können ihre Ressourcen besser planen und effizienter nutzen, um Eng pässe zu vermeiden und die Produktivität zu steigern. Gleichzeitig haben sie einen besseren Überblick über ihre Kosten, was hauptsächlich bei der Budgetplanung hilfreich ist.

Smarte Lösungen machen die Umsetzung einfach

Eine große Sorge vieler Unternehmensverantwortlicher ist, dass die Implementierung einer Arbeitszeiterfassung für sie einen hohen Aufwand bedeutet. Tatsächlich ist diese Sorge unbegründet. Denn HR-Suiten bieten häufig Apps für das Smartphone an, mit denen sich die Mitarbeitenden einfach und schnell „Ein- und Ausstempeln“ können. Theoretisch ist dies jederzeit und überall möglich – also auch bei der mobilen Arbeit. Um diese Lösung zu nutzen, bedarf es weder Terminals noch Drucker, Scanner oder andere technische Geräte. Smartphones werden in den meisten Unternehmen inzwischen als Teil der Standardausrüstung an die Mitarbeitenden verteilt, sodass die Nutzung der App einfach und zeitsparend erfolgen kann.

Offene Kommunikation

Um die Ängste und Sorgen auf Unternehmensseite sowie aufseiten der Arbeitnehmer*innen zu lindern, ist es wichtig, eine offene und ehrliche Kommunikation zu pflegen. Unabhängig von der neuen Gesetzgebung rund um das Thema Arbeitszeit sollten Unternehmen die Digitalisierung der HR-Prozesse evaluieren und gegebenenfalls eine Überarbeitung, Änderung oder Anpassung in Angriff nehmen. Denn mit der passenden Lösung lässt sich nicht nur Ordnung schaffen, sondern auch Geld sparen.