43 % der befragten Arbeitnehmenden einer aktuellen Studie¹ geben an, dass ihr Unternehmen mit der standardisierten und automatisierten Bereitstellung von Content überfordert ist. Ineffiziente Erstellungs- und Freigabeprozesse von Business-Dokumenten können jedoch fatal sein. Nach den Erkenntnissen der Studie drohen Unternehmen durch die fehlende Priorisierung dieses entscheidenden Vertriebsinstruments schmerzhafte Umsatzeinbußen und Sicherheitsrisiken, beispielsweise durch fehlerhaftes Verkaufsmaterial.

Manuelle Content-Erstellung im hybriden Arbeitsumfeld

Business Content, von Verkaufspräsentationen bis hin zu Vertragsvorlagen, ist essentiell für den erfolgreichen Vertrieb. Das gilt jedoch nur dann, wenn die fertigen Dokumente fehlerfrei und konsistent sind – inklusive der Beachtung rechtlicher Regularien und Branding Guidelines. Hier stellt die Studie Ernüchterung fest: Mehr als ein Drittel der Befragten (37 %) glauben, dass Vertriebsdokumente das Unternehmen häufig fehlerhaft verlassen, was insbesondere manuellen Prozessen geschuldet ist. Die zeitintensive Dokumentenerstellung ist ein tägliches To-Do für 75 % der Mitarbeitenden aus deutschen Großunternehmen. Für 43 % ist es sogar die wichtigste Komponente ihres Jobs. Doch sollte Kernaufgabe nicht eigentlich die Lead-Generierung und Kundenpflege sein?

Laut einer Arbeitnehmer*innenbefragung² legen außerdem 70 % der Berufstätigen Wert auf interessante und abwechslungsreiche Arbeitsinhalte. Damit Sales und Marketing Mitarbeitende endlich wieder ihren Hauptaufgaben nachkommen können, muss der repetitive Erstellungsprozess von Dokumenten − wo immer möglich − automatisiert und standardisiert werden. Das entlastet Mitarbeitende und sorgt für eine konsistente Kommunikation über alle Kanäle, die im Homeoffice durch die fehlenden alltäglichen persönlichen Interaktionen verändert wurde. Um sich abzusichern, dass für eine Präsentation die korrekte Grafik verwendet wurde, kann nicht einfach die Kollegin am Nachbartisch um Rat gefragt werden. Auch der kurze Informationsaustausch über die neuesten Kundeninformationen mit dem Kollegen in der Teeküche bleibt aus. Stattdessen müssen Absprachen bewusster und über digitale Kommunikationswege erfolgen – eine Hürde, die viele nicht auf sich nehmen und die durch die Bereitstellung von automatisierten Vorlagen und der entsprechenden IT-Infrastruktur beseitigt werden kann.

Drohende Umsatzeinbußen durch (menschliche) Fehlerquellen

Die Erstellung von Dokumenten, Präsentationen, Verträgen, Reportings und Pitch-Decks ist für interne Prozesse sowie den Kundenkontakt unabdingbar. Doch: sie ist aktuell zu häufig ineffizient, zeitintensiv und stark fehleranfällig. Gerade menschliche Fehlerquellen sind dabei unbedingt und vor allem einfach zu minimieren. Denn laut 86 % der Befragten der Studie können schon kleine Fehler dem Kundenvertrauen nachhaltig schaden. Um die Mitarbeitenden zu entlasten und sie bei der Erstellung von Inhalten zu unterstützen, müssen mehr technische Lösungen eingeführt werden, die einen einfachen und automatisierten Zugriff ermöglichen. Dieser soll ihnen zusätzliche Arbeit abnehmen und sie von der Last befreien, die erforderlichen Assets und Ressourcen manuell zusammenzusuchen. Veraltete Firmenlogos in Präsentationen oder ein inkorrektes Layout eines Reportings sind leicht vermeidbare kleine Fehler mit großen Auswirkungen – wird Content von 69 % doch eine hohe Relevanz zugeschrieben. 85 % gehen daher davon aus, dass sich Fehler in Dokumenten negativ auf den Umsatz auswirken können. Ohne die vorhandenen Content Bottlenecks erwartet ein Drittel der Befragten ein Umsatzwachstum von über 30 %.

Neben Umsatzeinbußen und dem Verlust des Kundenvertrauens befürchten viele außerdem Rufschädigungen (55 %) und in einigen Fällen sogar rechtliche Konsequenzen (50 %), die nicht zu unterschätzen sind und beispielsweise durch fehlende oder inkorrekte Haftungsausschlüsse in Verträgen zustande kommen können. Diese sind bei Kaufverträgen essentiell, um ihre Rechtswirksamkeit zu garantieren. Im Ernstfall hat ein nichtiger Vertrag keine Rechtsgrundlage, wodurch nicht nur Umsatzausfälle, sondern auch Schadensersatzansprüche fällig werden. Die großen Konsequenzen, die aus kleinen Fehlern einzelner Mitarbeitenden resultieren können, führen in der sowieso schon überfordernden digitalen Arbeitswelt außerdem zu zusätzlichem Stress. In Zeiten, in denen Burnout eine der Hauptursachen für Arbeitsunfähigkeit ist³, führt das zunehmende Tools-Chaos zur zusätzlichen Belastung, die durch intuitive und automatisierte Prozesse minimiert werden könnte.

Sicherheitsrisiken in Unternehmen

Auch die Sicherheit von Dokumenten kann ohne die entsprechende digitale und automatisierte Infrastruktur nicht immer gewährleistet werden. Unter den Befragten erklärten 94 %, dass ihr Unternehmen über sensible Kundendaten verfügt. Doch gleichzeitig gaben knapp über die Hälfte (51 %) Sicherheitslücken zu, sodass sensible Dokumente von ihren Unternehmen versehentlich an Unbefugte herausgegeben wurden. Häufig passiert dies durch inkorrekte Befugnisse über den Zugriff auf klassifizierte Dokumente. Abgesehen von unternehmensinternen Risiken, die Sicherheitslücken bergen, ist auch dies ein weiterer Vertrauens- sowie Vertragsbruch gegenüber Partnern und Kunden, der ebenfalls rechtliche Konsequenzen mit sich ziehen kann. Diese ebenfalls potentiellen menschlichen Fehlerquellen gilt es daher zu minimieren. 41 % sehen den Bedarf ihrer Unternehmen, ein besseres System zur Unterstützung der obligatorischen Klassifizierung der Sensibilität von Dokumenten bereitzustellen.

Fazit

Die Mitarbeitenden müssen durch die richtigen Plattformen für die Dokumentenerstellung und Content Enablement Tools unterstützt werden, die Menschen und Arbeitsprozesse mit ihren jeweiligen Inhalten verbinden. Da sich Content Enablement auf die Dokumentenerstellung bezieht, ermöglicht es den Mitarbeitenden den Zugang zu den für sie relevanten Inhalten und regelmäßig aktualisierten Vorlagen und Assets – wie Logos, Textbausteine, Infografiken und Vertragsvorlagen. Auf diese Weise können die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit sinnvoll nutzen und die Qualität der Inhalte wird verbessert. Das hilft wiederum den Unternehmen, in der heutigen Arbeitswelt erfolgreich zu sein. Unternehmen, die sich die digitale Revolution zu eigen machen und der Implementierung einer digitalen Infrastruktur Priorität einräumen, können dies als Chance nutzen.

Literatur & Links

[1] Templafy: Content ist Alles Studie (2022) Für die Erhebung der Studie befragte Templafy zwischen 27. Dezember 2021 und 3. Januar 2022 612 Arbeitnehmer*innen aus der DACH-Region. Alle Befragten waren zum Zeitpunkt der Erhebung festangestellt in Unternehmen mit mindestens 1000 Mitarbeitenden.

[2] Randstad x MenteFactum: New Work Studie: Trendreport-Serie zur neuen Arbeitswelt

[3] BKK: Anteil der wichtigsten Krankheitsarten in Deutschland in den Jahren 2016 bis 2020