Viele Unternehmensentscheider*innen hegen den Irrglauben, dass das Unterfangen Digitalisierung aus folgenden zwei Schritten besteht: Erstens, eine Software auswählen; zweitens, diese installieren. Keep it short and simple, richtig? Diese Annahme ist auch nicht per se falsch, doch die Reise in eine digitale Zukunft beginnt und endet nicht mit dem Kauf einer neuen Software. Vielmehr kommen Schnellschuss-Entscheidungen dem Unternehmen auf kurz oder lang teuer zu stehen. Sind die neuen technischen Helfer beispielsweise nicht in aktuelle Arbeitsprozesse oder bestehende Anwendungen integriert, bleiben sie ungenutzt und redundant. Werden sie in der Belegschaft nicht angenommen, schaffen sie Frust und Unmut. Im schlimmsten Falle verringern sie sogar die Arbeitsmoral und Unternehmensbindung (Hans Böckler Stiftung, 2018). Diese und weitere Stolpersteine gilt es vor dem Implementierungsprozess zu bestimmen und – selbstverständlich – zu vermeiden. Doch welche Fallstricke sind dies genau? Oder andersherum gefragt: Welcher Fahrplan führt in Richtung digitaler Erfolg?

Unternehmensbedürfnisse feststellen, Anwendung auswählen.

Bevor Entscheider*innen ein neues Tool anschaffen und ausrollen, müssen sie die Ziele klar definieren. Eigentlich ein No-Brainer – und so, oder so ähnlich steht es ja auch im ersten Kapitel jedes Wirtschaftsratgebers. Doch das ist oft leichter gesagt, als getan. Das bloße Ziel „einen Unternehmensbereich zu digitalisieren” ist beispielsweise nicht konkret genug und muss daher eingegrenzt werden. Als Hilfestellung dienen die allseits bekannten W-Fragen:

• Welches konkrete (!) Problem soll die Anwendung lösen?

• Worin liegt der Mehrwert für das Unternehmen, die Mitarbeitenden und die Arbeitsprozesse?

• Wie und wo sollen sich die Workflows und Unternehmensprozesse ändern?

Je konkreter der Wunsch an eine Software, desto besser. Mit offenen Fragen nähern sich Entscheider*innen dem Vorhaben kritisch und verschaffen sich ein ganzheitliches Bild vom Projekt. Das ist wichtig, um vor dem Kauf betriebsinterne Anforderungen abzustecken und den verfügbaren Ressourcen gegenüberzustellen.

Flexibel bleiben mit SaaS-Lösungen

Sind die Ziele klar definiert, steht im nächsten Schritt die Software-Auswahl an. Analog der Zielfindung gilt auch hier: auf die richtigen Fragen kommt es an. Es ist daher ratsam, sich nicht nur mit den verschiedenen Anbietern und deren Produkten im Markt vertraut zu machen, sondern auch Initiative zu ergreifen und das persönliche Gespräch zu suchen. Konkrete Fragen und Wünsche führen hierbei zu passgenauen Lösungen.

Cloud-Lösungen, darunter insbesondere Software-as-a-Service-Anwendungen, versprechen einen schnellen Start. Bei diesem speziellen Lizenz- und Vertriebsmodell werden Software- Anwendungen über das Internet be- und vertrieben. Die Software wird nicht als Vollversion gekauft, sondern in der Regel über sogenannte Pläne als Service angeboten. Das Servicepaket beinhaltet verschiedene Produktfeatures oder Supportlösungen, die individuell nach den Bedürfnissen des Unternehmens zusammengestellt werden können – ähnlich einem Baukasten.

Weitere Vorteile von SaaS im Überblick:

1. Geringe Einstiegshürde: SaaS-Anwendungen sind Cloud-Lösungen und ermöglichen somit einen schnelles Setup der Anwendung. Unternehmen nutzen die bereits vorhandene ITInfrastruktur des Anbieters und müssen diese nicht kosten- und zeitintensiv schaffen.
    
2. Sicherheit: In den vergangenen Jahren verursachten Cyberangriffe bei neun von zehn deutschen Unternehmen einen Schaden (Bitkom, 2021). Besonders im Mittelstand gibt es massiven Nachholbedarf in Sachen IT-Sicherheit: Inadäquate Sicherheitsstandards, veraltete Systeme und menschliche Fehler stellen erhebliche Schwachstellen in der IT-Sicherheit dar (Deloitte, 2020). Wählen Unternehmen SaaS-Lösungen, verantwortet der Anbieter entsprechende Sicherheits- und Präventionsmaßnahmen und entlastet so das Unternehmen.
    
3. Skalierbarkeit: SaaS-Applikationen sind modular aufgebaut und passen sich flexibel den Bedürfnissen und Anforderungen von Unternehmen an. Wächst ein Unternehmen, werden auch die Services angepasst. So wachsen die Tools stetig mit. Gleiches gilt, wenn sich Betriebe verkleinern. Anforderungen können oftmals kurzerhand umgesetzt werden.
    
4. Kosten und Free(mium)-Modelle: Sowohl Anschaffungskosten als auch Betriebskosten entfallen. Im Plan inbegriffen sind auch der Aufwand und die damit verbundenen Kosten für Konfiguration, Wartung und Instandhaltung, sowie die Gewährleistung der Datensicherheit seitens des Anbieters. In den letzten Jahren fasst ein neues Preismodell für Software auf dem Markt Fuß: Free(mium). Bei diesem Nutzungsmodell steht eine Basisversion des Produktes dem Anwender kostenlos zur Verfügung. Free(mium) eignet sich sowohl für kleine Unternehmen, deren Anforderungen mit einer Light-Version des Programms abgedeckt sind, als auch für größere Unternehmen, die vor dem Abschluss eines Plans unverbindlich und ohne zeitliche Begrenzung die Software auf Herz und Nieren prüfen können.

Anwender und Team abholen

Idealerweise beziehen Unternehmensentscheider*innen bereits zu Anfang die Anwender der neuen Software in den Auswahlprozess ein. Damit ersparen sie sich ein böses (und vor allem teures) Erwachen. Nichts ist unwirtschaftlicher als eine neue Software-Applikation, die nicht oder falsch genutzt wird, weil sie nicht an die Bedürfnisse der letztendlichen Nutzer*innen angepasst ist (etwa die Projektteams) – und folglich die erhofften Vorteile ausbleiben.

Wie sieht eine anwenderzentrierte Implementierungsstrategie konkret aus? Genau wie im tagtäglichen Mitarbeiter*innen-Management, müssen Entscheider*innen auch im Implementierungsprozess auf harte wie auch auf weiche Faktoren achten. Zu den harten Faktoren gehören greifbare, quantifizierbare Gegebenheiten, wie zum Beispiel die Anzahl der Anwender oder die technische Ausstattung der Teams. Ein holistischer Digitalisierungsansatz mit Anwenderfokus beleuchtet und berücksichtigt aber auch softe Faktoren. Wichtige weiche Faktoren im Digitalisierungskontext sind Ängste oder Vorbehalte gegenüber Veränderungen am Arbeitsplatz. Auch negative Stimmungen oder Stress spiegeln sich in der Motivation und letztlich in der Arbeitsleistung negativ wider (Wellnow, 2018). Wie schaffen es Betriebe, ihre Mitarbeitenden richtig abzuholen?

1. Transparent sein: Eine transparente Unternehmenskommunikation ist nicht nur – aber insbesondere – in Zeiten von Veränderung wichtig. Sie gibt Buschfunk, Gerüchten und Unsicherheiten weniger Raum. Teilen Unternehmen transparent Informationen und Vorhaben,schenken sie gleichzeitig Vertrauen. Dieser Vertrauensvorschuss wird wiederum mit Engagement belohnt.
    
2. Zeit und Raum geben: Am Arbeitsplatz kommen die unterschiedlichsten Typen und Charaktere zusammen. Möchte man eine gemeinsame Veränderung anstoßen, ist es wichtig, einen geeigneten Maßnahmenkoffer mit verschiedenen Optionen bereitzuhalten. Beispiel: Differenzierte Schulungsoptionen für Mitarbeiter*innen mit unterschiedlicher technischer Affinität. Ängstliche Mitarbeiter*innen bekommen 1:1 Schulungen, wohingegen Digital Natives eine knackige Online-Schulung absolvieren. Die Möglichkeiten auf das Team einzugehen sind vielfältig, senden jedoch immer das gleiche Zeichen: Alle sitzen in einem Boot!

Digital nachhaltig wachsen

Ist ein neues Tool erst einmal erfolgreich eingeführt, angenommen und richtig ausgeführt, können Belegschaft und die Entscheider*innen auf eine aufregende Reise zurückblicken. Am Ende dieser Reise stehen nicht nur monetäre Vorteile durch Effizienzsteigerung oder Zeitersparnisse. Auf dem Weg zum Ziel finden viele Veränderungen statt: Mitarbeitende wachsen über sich hinaus und Teams zusammen und auch Entscheider*innen erlernen Neues. All diese zwischenmenschlichen Veränderungen berühren nicht nur das tägliche Miteinander im Betrieb, sondern wirken sich insbesondere positiv auf die Unternehmenskultur aus. Sie schaffen eine Atmosphäre gegenseitiger Motivation und Bestärkung. Damit bilden sie die Grundlage für ein nachhaltiges Unternehmenswachstum.

Literatur & Links

[1] Das Fintech Pleo analysierte die Ausgaben seiner 13.000 Unternehmenskunden europaweit (Erhebungszeitraum in 2020, aktuell 20.000 Kunden)