Aus der Digitalisierung entstanden

Nach einem langsamen Start hat der digitale Wandel nun auch den B2B-Bereich erobert. Hybride Events gingen aus dem Anspruch hervor, jederzeit flexibel und ortsunabhängig miteinander vernetzt sein zu können. Ein Wunsch, der sich durch die Zugangsbeschränkungen im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie zu einer Notwendigkeit verwandelte.

Hybride Events ergänzen eine stationäre Zusammenkunft im kleinen Kreis durch die digitale Zuschaltung von weiteren Teilnehmern. Ziel ist, die persönliche Atmosphäre eines Treffens vor Ort mit der hohen Reichweite einer virtuellen Veranstaltung zu vereinen.

Unternehmen aus dem B2B-Bereich befürchteten zunächst, die Nähe zu ihren Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten zu verlieren. Um dieser Problematik vorzubeugen, haben sich Faustregeln zur erfolgreichen Durchführung von hybriden Events entwickelt. Die Verbesserung der CO2-Bilanz durch eine sinkende Anzahl an Geschäftsreisen sowie die Kosten- und Zeitersparnis etablierten die Mischform aus Tradition und Moderne endgültig im B2B-Handel.
 

5 Tipps für ein erfolgreiches hybrides Event
 

1. Stellen Sie den Anlass in den Fokus

Was ist der Zweck der Veranstaltung und welche Personen sollen teilnehmen? Diese Fragen dienen Ihnen als Orientierung bei der Auswahl der Gäste und Zusammenstellung des Programms. Zudem sollten Sie die Anzahl der Teilnehmer bestimmen und einen Moderator festlegen.

2. Berücksichtigen Sie Ihr Budget

Der monetäre Aufwand für einen großen Festsaal und die Verpflegung von mehreren hundert Personen entfallen bei hybriden Events – vollkommen kostenfrei sind sie dennoch nicht. Vor allem die Hard- und Software zur Durchführung sollten Sie einkalkulieren. Nur durch die genaue Aufteilung des verfügbaren Budgets wird die Veranstaltung auch zu einem finanziellen Erfolg.

3. Unterschätzen Sie den Planungsumfang nicht

Hybride Events sollten einer sorgfältigen Planung und gewissenhaften Organisation unterliegen. Die Festlegung des Zeitpunkts, des Ortes sowie die Erstellung von Infomaterial sind drei von vielen Punkten, die Sie regeln sollten. Zudem steht die Einladung der Teilnehmer und die Bereitstellung der notwendigen Technik bevor.

4. Stellen Sie die technische Funktionalität sicher

Zur Auswahl der Hard- und Software sollten Sie die Zuschauerzahl und die Internetverbindung berücksichtigen. Informieren Sie die Teilnehmer rechtzeitig über die verwendete Plattform (Zoom, Google Meet, YouTube etc.), um die Kompatibilität mit den Endgeräten zu gewährleisten. Der Entwurf eines IT-Notfallplans ist unverzichtbar.

5. Proben Sie den Ablauf

Eine Generalprobe unter möglichst realen Bedingungen erlaubt Ihnen die vorzeitige Identifizierung von Problemen in Bezug auf die Technik und das Programm. Sofern Ihr Moderator aus den eigenen Reihen stammt, nimmt sie ihm die Nervosität.
 

Fehlerquellen umgehen, Herausforderungen meistern
 

Abkehr vom Wesentlichen

Ein häufiger Fehler ist, den Sinn der Zusammenkunft aus den Augen zu verlieren. Im B2B-Bereich zielen Veranstaltungen auf die Festigung der Geschäftsbeziehungen, den Aufbau von Vertrauen und die Stärkung der Unternehmensmarke ab. Suchen Sie den persönlichen Austausch zu möglichst vielen Teilnehmern. Dies ist bei hybriden Events schwierig aber nicht unmöglich.

Unpassender Moderator

Wählen Sie den Moderator gewissenhaft aus. Für einen Tag der offenen Tür in entspannter Atmosphäre ist ein professioneller, externer Moderator eine gute Option. Markteinführungen von neuen Produkten, Dienstleistungen oder Technologien hingegen wirken seriöser, wenn sie von einer Person aus ihrem Unternehmen begleitet werden. Der Moderator sollte spontan, souverän und kontaktfreudig sein.

Schlechte Kommunikation

Hybride Events sind – je nach Leistungskraft Ihrer Hard- und Software – anfällig für technische Probleme. Sprechen Sie diese Vorkommnisse offen an. Die Durchführung dieser zweigeteilten Veranstaltungsform ist ein Lernprozess, an dessen Anfang kleine Fehler normal sind. Eine abschließende Befragung der Teilnehmer gibt Aufschluss über Entwicklungspotenziale.
 

Erfolgreiches Hybrides Event? Die top 8 Vorteile

Für die erfolgreiche Organisation und Durchführung eines Hybriden Events entstehen für das Unternehmen aber auch für die Teilnehmer erhebliche Vorteile.

1. Die durchführenden Unternehmen sparen Kosten, da sie keine großen Tagungsräume mieten müssen und weniger Aufwand für die Bewirtung der Teilnehmer entsteht.


2. Die Events können aufgezeichnet werden, um auch später für die Teilnehmer und für diejenigen, die nicht teilnehmen konnten, verfügbar zu sein.


3. Da eine kleinere Teilnehmerzahl vor Ort ist, können die Events individueller gestaltet werden. Ebenso kann besser auf die Bedürfnisse sowie Interessen der Teilnehmer vor Ort eingegangen werden.


4. Die Zeiteinsparung für die Teilnehmer am digitalen Event, da sie keine mehrtägigen Reisen aufgrund weiter Anfahrtswege einplanen müssen. Dazu bleiben Ihnen die anfallenden Reisekosten erspart.


5. Das Event gewinnt an Reichweite, da sich die Interessenten von überall zuschalten können.


6. Umfragen können einfach durchgeführt werden, da die digitalen Teilnehmer die Fragen schnell beantworten können.


7. Referenten und Fachexperten können einfacher gewonnen werden, da keine langen Reisewege erforderlich sind und sie sich einfach per Videokonferenz zuschalten können.


8. Beitrag zum Umweltschutz, da weniger Teilnehmer anreisen und keine langen Reisewege erforderlich sind.
    

Eine zukunftsorientierte Entwicklung im B2B-Bereich

Zusammenfassend ist ersichtlich, welche Chancen hybride Events dem B2B-Bereich bieten. Der flexible, ortsunabhängige Austausch mit Partnern, Kunden, Lieferanten und Referentenist im global geprägten Geschäftskundenbereich von zentraler Bedeutung. Die sinkenden Reise- und Verpflegungskosten sowie der Verzicht auf umweltschädliche Anreisen, sind ebenfalls positiv zu erwähnen. Wenn Sie die fünf Faustregeln befolgen, Fehlern vorbeugen und die Veranstaltung im Nachhinein gründlich analysieren, sind hybride Events ein effizienter Erfolgsfaktor für Ihr B2B-Marketing.