Die Digitalisierung bahnt sich ihren unaufhaltbaren Weg durch alle Branchen. Ob Produktion, Logistik, Verwaltung oder Einzelhandel – in nahezu allen Bereichen stehen die etablierten Prozesse auf dem Prüfstand. Statt kleinteiliger Anpassungen ist das Ausmaß der Änderungen oft umfassend. Auch im Human Resource Management führt die Digitale Transformation zu ganz neuen Herangehensweisen, veränderten Arbeitsabläufen und zum Aufbau automatisierter Workflows. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit der Einführung eines digitalen Workflow-Managements. Das aus der industriellen Steuerung bekannte Thema erreicht nun auch die Bereiche der Administration eines Unternehmens. Am Beispiel der sensiblen Prozesse eines modernen Human Ressourcen Managements zeigt sich, dass auch die traditionellen und eher verwaltungsorientierten Vorgänge einer modernen Personalwirtschaft umfassend von der Digitalisierung und einem softwaregestützten Workflow-Management profitieren.

Vom Geschäftsprozess zum digitalen Workflow

Ansatzpunkt aller nachfolgend beschriebenen Aktivitäten und Veränderungen sind die individuellen Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Diese ordnet man in drei Kategorien: Kern-, Supportund Managementprozesse.

Die Kernprozesse verlaufen entlang der Wertschöpfungskette eines Unternehmens; zum Beispiel startend beim Einkauf und endend beim Vertrieb der Produkte. Sie sind durch hohen Kundennutzen gekennzeichnet und haben direkten Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Nicht weniger wichtig sind die Supportprozesse, die üblicherweise für die Betriebsbereitschaft eines Unternehmens sorgen. Dazu gehören beispielsweise die Aufgaben einer modernen Personalwirtschaft. Die Managementprozesse sorgen wiederum für die Planung, Steuerung und Leitung des gesamten Prozessgeschehens.

Im Zuge der sich stetig verbessernden technischen Möglichkeiten erfährt die Digitalisierung in allen Bereichen aktuell einen gewaltigen Schub. Technische Treiber dieser Entwicklung sind zum Beispiel:

• Glasfaser und 5G: Eine stetige und flächendeckende Verfügbarkeit schnellen Internets.
• Cloud-Computing: Leichtgewichtige Nutzung umfassender Hard- und Software.
• Intelligente Algorithmen: Nutzung von Big Data und Künstlicher Intelligenz zur Entscheidungsunterstützung.
• Internet of Things: Neue Möglichkeiten durch intelligent arbeitende Systeme in allen Bereichen.

Diese technologischen Meilensteine wirken wie ein Katalysator und führen zur umfassenden Transformation einer Vielzahl von Geschäftsprozessen, um von den Vorteilen einer Digitalisierung profitieren zu können.

Bevor die Prozesse eines Unternehmens digitalisiert werden können, sind diese sorgfältig zu analysieren, zu bewerten und müssen i.d.R. überarbeitet werden. Das Ziel einer solchen Optimierung ist, die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass die Prozesse möglichst klar strukturiert und damit einer digitalen Bearbeitung zugänglich werden. Im Idealfall gelingt der Übergang von der manuellen Prozessbearbeitung hin zur Einrichtung eines digitalen Workflows. Dieser Innovationsschritt kann die unterschiedlichsten Bereiche eines Unternehmens betreffen und ist nicht auf die Prozesse der maschinellen Produktion beschränkt. Auch die Geschäftsprozesse in der Administration, im Rechnungswesen, im Personalwesen, in der Qualitätssicherung und der Rechtsabteilung sind hier nicht außen vor.

Unternehmen wählen dazu einige relevante Prozesse aus und zerlegen diese feingranular in einzelne Arbeitsabläufe. Dabei entsteht ein sogenannter Workflow – eine Art Arbeitsablaufplan, der die Aufgaben des gesamten Prozesses umfasst. Hier wird exakt beschrieben, was zu tun ist und wer dafür zuständig ist. Die Aktivitäten und deren Auswirkungen werden möglichst so definiert, dass das Ergebnis vorhersehbar und wiederholbar wird. Den einzelnen Arbeitsschritten können die dafür benötigten Ressourcen und Betriebsmittel zugeordnet werden. Unter Beachtung der zeitlichen Reihenfolge führt ein Workflow dann zu dem gewünschten und den Anforderungen entsprechenden Ergebnis.

Zusammenfassend: Jeder Workflow hat einen Auslöser bzw. Trigger und ein definiertes Ende in Form eines Ergebnisses. Workflows bestehen aus parallel oder sequenziell ablaufenden Arbeitsschritten und laufen unter Berücksichtigung von Entscheidungsknoten nach einem sich wiederholendem Schema ab. Die einem Workflow zugeordneten Einzelaktivitäten werden den verschiedenen Beteiligten bzw. Rollen zugeordnet und besitzen stets einen definierten Zustand z. B. „erfolgreich abgeschlossen“ oder „abgebrochen“.

Der nächste Schritt umfasst die Transformation zur digitalen Verarbeitung. Das Ziel besteht darin, einen strukturierten und geprüften Workflow teilweise oder ganz in eine digitale Verarbeitung zu überführen. Ein solcher automatisierter digitaler Workflow ist zuverlässig und verschafft Zeitvorteile, weil die Aufgaben standardisiert, schneller und mit einer höheren Präzision ablaufen. Das Personal wird von Routineaufgaben entlastet, hat einen unmittelbaren und stetigen Zugriff auf alle notwendigen Dokumente und kann sich anspruchsvolleren und strategischen Aufgaben zuwenden. Ebenso werden Fehler reduziert, die Einhaltung von Terminen gelingt besser und letztendlich wirken sich diese Erfolge sehr positiv auf die Motivation der Mitarbeitenden aus.

Von der Personalverwaltung zum Human Resource Management

Die moderne Personalwirtschaft versteht sich nicht mehr als notwendige Verwaltungsaufgabe, sondern ihr Ziel ist, die wichtigste Ressource eines Unternehmens – das Personal – bereitzustellen. Die moderne betriebswirtschaftliche Betrachtungsweise spricht daher auch vom Personalvermögen bzw. von immateriellen Wirtschaftsgütern und betont deren herausragende Stellung im Ressourcenmanagement eines Unternehmens. Dieses Personalvermögen muss sorgfältig geplant, der unternehmerische Bedarf fortlaufend analysiert und dann über die Gewinnung, Haltung und Weiterbildung der Mitarbeitenden zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Quantität (Anzahl der Mitarbeitenden) und Qualität (Ausbildung, Qualifikation der Mitarbeitenden) bereitgestellt werden.

Diese Sichtweise der Personalwirtschaft unterscheidet sich fundamental von der reinen Verwaltungsfunktion einer historischen Personalabteilung, deren Hauptaufgaben u.a. die Abrechnung und die weiteren notwendigen administrativen Aufgaben waren. Um Freiraum für neue exponierte und strategische Aufgaben eines modernen Human Resource Managements zu bekommen, ist eine umfassende Digitalisierung durch Softwareunterstützung unerlässlich (Abbildung 1).
 

Beispielsweise lassen sich die vielfältigen Aufgaben des Recruitings umfassend durch intelligente Softwarelösungen unterstützen. Dazu gehört u.a. ein schnelles Einstellen von aktuellen Stellenanzeigen in die Jobbörsen, das Tracking von Bewerbungen und effiziente Mechanismen zum Screening potenzieller Mitarbeitender. In Zeiten des Fachkräftemangels konkurrieren die Unternehmen um die besten Talente. Interessierte Bewerberinnen und Bewerber erwarten ihrerseits einen einfachen, möglichst komplett digital durchführbaren und vor allem transparenten Bewerbungsprozess (Stichwort: 1-Klick-Bewerbung). Dazu ist es notwendig, dass die eigene IT direkt mit den einschlägigen Portalen gekoppelt und die dafür notwendigen Daten schnell und vollständig bereitgestellt werden können. Gleichwohl muss man informationstechnisch in der Lage sein, die Daten und Dokumente der Bewerbenden reibungslos entgegenzunehmen. Diese können dann durch einen konfigurierten Workflow automatisiert vorgeprüft und für eine erste Ansicht und Vorauswahl zusammengestellt werden.

Wurden neue Talente für das Unternehmen gewonnen, kommen weitere vielfältige Aufgaben auf die Personalverwaltung zu, beginnend bei der Einrichtung des Personalkontos bis hin zu den vielfältigen Verwaltungsaufgaben. Zusammenfassend werden diese Aufgaben als Onboarding bezeichnet. Ein digitales Onboarding soll dazu beitragen, dass neue Mitarbeitende so schnell wie möglich in das Team bzw. Unternehmen integriert werden und ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten können. Ziel ist ein schnelles Onboarding ohne großen Administrationsaufwand sowohl für die HR-Abteilung als auch für die neuen Mitarbeitenden. Statt unzähliger Papierdokumente wird eine moderne, meist webbasierte digitale Personalakte angelegt. Diese ermöglicht eine zentrale Ablage und Verwaltung aller Dokumente und einen schnellen Zugriff auf alle notwendigen Daten. Die lückenlose Dokumentation der Personaldaten macht die Prozesse revisionssicher und verlässlich.

Außerdem unterstützt moderne HR-Software die Einhaltung von Fristen zur Anmeldung bei Behörden, wie zum Beispiel Krankenkassen. Die Nutzung eines so genannten Self-Service gibt den Mitarbeitenden die Möglichkeit, bestimmte HR-Prozesse selbstständig zu initiieren oder komplett eigenständig durchzuführen. Dazu gehört zum Beispiel das Beantragen von Urlaub. Mit einem solchen digitalen Antrag wird der Genehmigungsprozess angestoßen. Dabei besteht jederzeit ein Überblick über die gesamte Urlaubsverteilung des Jahres. Es können Vertretungsreglungen vereinbart und die formale Bestätigung des oder der Vorgesetzten eingeholt werden. Eine typische Aufgabe, die im Self-Service erledigt werden kann, ist das Ändern von Stammdaten oder das Abrufen von Bescheinigungen und Bestätigungen – zum Beispiel zur Vorlage bei Behörden und Institutionen. Weitere Aufgaben, die durch eine Softwarelösung im HR-Bereich abgebildet werden, sind zum Beispiel digitale Aus- und Weiterbildungsfunktionen, die Mitarbeitende auf jeder Stufe ihrer beruflichen Laufbahn durch flexible Lernangebote mit individuell zugeschnittenen Learning-Pfaden unterstützen und motivieren.

Von der Einzelanwendung zur Softwareintegration

Die Anforderungen an eine softwaretechnische Unterstützung leiten sich aus den direkten Aufgaben des Human Resource Managements ab (Use Cases). Dabei sollte die Software flexibel in der Konfiguration sein, um sich den individuellen Kundenanforderungen anpassen zu können. Moderne Softwarelösungen werden auch nicht mehr als Einzelanwendungen ausgeführt, sondern müssen an bestehende IT-Systeme, zum Beispiel ERP-Systeme, angebunden werden. Ein automatischer Datenaustausch, die Möglichkeit eindeutige Regeln für den Zugriff zu definieren und die Einhaltung der strengen Vorschriften für den Datenschutz gehören zu den Basisfunktionen.

Softwaresuiten für die Erledigung der Aufgaben des Human Resource Managements sind beispielsweise:

• Vyble: Cloudbasierte Software Suite, u.a. mit den Funktionen Digitale Personalakte, Onboarding, Zeiterfassung, Reisekosten- und Provisionsabrechnung.
• kiwiHR: Spezialisiert auf das Personalwesen kleiner und mittlerer Unternehmen. Folgende Kernfunktionen werden u.a. angeboten: Employee Self-Service, Fehlzeitenverwaltung, Unternehmenskalender, Urlaubsplaner, Dokumentenmanagement, Arbeitszeiterfassung, Überstundenkonto und Onboarding. Es handelt sich um eine Cloud-Lösung.
• Personio: Auf die Dokumentenverwaltung und Prozesse des HR spezialisierte Software mit frei definierbaren Zugangsrechten. Wichtige Funktionen sind: Stellenausschreibung, Bewerbungsmanagement, Onboarding, Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitserfassung, vorbereitende bzw. automatisierte Entgeltabrechnung, Dokumentenmanagement, Analytics und Berichte sowie Employee Self-Service.
• EASY HR: Eine umfassende Softwarelösung, welche sowohl für SAP als auch für andere ERPSysteme zur Verfügung steht. Es stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung: Bewerbungsmanagement, digitale Personalakte (Abbildung 2), integriertes Fristenmanagement, ein Modul zur Planung von Weiterbildungen und die Umsetzung von Self- Services für Mitarbeitende.
• HRworks: Softwarelösung, die primär auf die Hauptfunktionen Personalmanagement, Reisemanagement, Zeitwirtschaft und Corporate Benefits fokussiert ist.

Unternehmen, die im Bereich Personal auf eine umfassende Digitalisierung mit der passenden Software setzen, sind klar im Vorteil, denn gerade in diesem Bereich greifen viele Prozesse ineinander.