So erstellen Sie den passenden Content Workflow für Ihr Marketingteam

Wenn Sie als Marketingteam gemeinsam an Content, wie z. B. Videos, Text oder Bildern, arbeiten, ist es enorm wichtig, klare Prozesse festzulegen und diese für jedes Teammitglied zugänglich zu machen. Transparente Workflows sorgen dafür, dass Ihre Inhalte stets einen konsistenten Prozess durchlaufen können und Unklarheiten beim Zusammenarbeiten minimiert werden. Doch was müssten Sie dabei beachten? Im folgenden Artikel gehen wir darauf ein, wie Sie die größten Herausforderungen meistern und einen passenden Content-Workflow für Ihr Marketingteam aufsetzen.
Herausforderungen für Marketingteams (und wie zu meistern sind)
Wenn Sie und Ihr Team nicht im selben Büro sitzen, müssen Sie sich gut organisieren, um die folgenden Herausforderungen zu meistern.
Überblick über Content-Status behalten
Wenn Sie im Team arbeiten, kann es schnell passieren, dass wichtige Informationen über Content-Projekte in einer der vielen E-Mails verschwinden, die man jeden Tag sendet. Es ist daher oft schwierig, schnell nachzuvollziehen, welchen Status bestimmte Content-Projekte haben und wer gerade an welchen Aufgaben arbeitet.
Lösung: Um ihre Content-Projekte transparenter zu gestalten, müssen sie Prozesse und Aufgaben klar und für jeden einsehbar online abbilden. Dazu können Sie z. B. Projektmanagement-Software wie Asana oder Trello nutzen, um Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar an Teammitglieder zuzuweisen.
Die 12 Kategorien für Veränderung
Oft scheint es so, als sei es der einfachste Weg, Diskussionen über Inhalte einfach per E-Mail zu führen. Doch das führt oft zu endlosen und ermüdenden E-Mail-Ketten, ohne dass man das Feedback erhält, das man benötigt. Zudem ist es schwer sicherzustellen, dass Ihr Team stets an der aktuellsten Version arbeitet.
Lösung: Zunächst müssen Sie einen klaren Feedbackprozess definieren, der eindeutig regelt, wer wann welchen Content reviewen soll. Dazu ist es sinnvoll, Online-Proofing-Tools wie Filestage oder ReviewStudio zu nutzen, um diesen Prozess online abzubilden und all Ihr Feedback an einem Ort zu bündeln.
Veröffentlichungsfristen einhalten
Content Marketing funktioniert vor allem dann, wenn konstant neue Inhalte produziert werden. Damit geht jedoch auch der Druck einher, diesen Content rechtzeitig fertigzustellen. Gerade, wenn Marketingteams viele Inhalte kreieren, kann schnell die Übersicht verloren gehen, wann welche Inhalte veröffentlicht werden sollen.
Lösung: Ein Redaktionskalender kann bei der Organisation Ihres Zeitplans für die Erstellung von Inhalten nützlich sein. Der Kalender behält den Überblick über alle erstellten Inhalte und enthält mehrere Elemente (wie z. B: Veröffentlichungsfrist des Inhalts oder relevante Meilensteine)
So sieht unser Redaktionskalender bei Filestage (ungefüllt) aus:

Der Redaktionskalender hilft Ihnen, sich einen Überblick über Ihre anstehenden Content-Projekte zu verschaffen. Da die Erstellung von Inhalten mehrere Schritte bis zur endgültigen Version umfasst, ist es wichtig, sich einen Überblick über das gesamte Projekt aus der Vogelperspektive zu verschaffen.
Content Workflow für Marketingteams – Schritt für Schritt
Wie muss der optimale Content-Workflow für ein Marketingteam aussehen? Wir erklären es Ihnen, Schritt für Schritt und am Beispiel eines Blogbeitrags.
1. Brainstorming und SEO-Recherche
Die Ideenfindung ist ein kreativer Prozess, in dem das Marketingteam neue Content-Ideen entwickelt, um seine Ziele zu erreichen. Anstatt uns auf endlose Meetings und fruchtlose Brainstorming-Sitzungen einzulassen, haben wir uns bei Filestage beispielsweise entschieden, diesen Schritt online abzubilden. Dazu richten wir in der Regel einmal pro Quartal ein Google Sheet ein und lassen alle involvierten Teammitglieder ihre ersten Ideen aufschreiben.
Mit dieser Lösung erhalten die Teammitglieder genügend Raum, um ihre Gedanken (asynchron und ohne Druck) zu entwickeln. Zudem können sie das Blatt nutzen, um auf anderen Ideen aufzubauen. Daher liefert die Anfangsphase bereits viele fruchtbare Vorschläge, auf denen man aufbauen kann. Anschließend setzen wir ein Meeting an, um die besten Ideen zu besprechen und zu priorisieren. Wenn es um Blogbeiträge geht, ist SEO zudem ein wichtiger Faktor. Wir verwenden Ahrefs für unsere Keyword-Recherche, die wir basierend auf den initialen Ideen für neue Blogbeiträge durchführen.

In Ahrefs verwenden wir den Keyword-Explorer, um passende Keywords zu finden, die zu unseren gesammelten Ideen passen. Anschließend entscheiden wir, welche Ideen wir tatsächlich wie angehen.
2. Kreativbriefing & Struktur
Nachdem unsere Ideenfindungsphase abgeschlossen ist, ist es an der Zeit, alle beteiligten Mitglieder in den Prozess der Inhaltserstellung einzubeziehen.
Mit Ahrefs vertiefen wir unsere SEO-Recherche weiter, um unterstützende Keywords zu finden. Gleichzeitig nutzen wir thruuu, um die Content-Konkurrenz zu überprüfen. Unser Briefing wird auch in einem Google Doc erstellt. Dieses Dokument enthält eine genaue Struktur und weitere Anweisungen, die später von unseren Textern und unserem Designteam befolgt werden.

Das Briefing ist wie folgt strukturiert:
- Mehrere Vorschläge für Überschriften
- Eine kurze Beschreibung der Ziele und Zielgruppen
- Wortanzahl
- SEO-freundliche Keywords
- Interne Links
- Eine Gliederung mit allen Abschnittsüberschriften und weiteren Anweisungen
Sobald unser Briefing abgeschlossen ist, senden wir es an unsere Texter und unser Designteam, um mit dem eigentlichen Erstellungsprozess zu beginnen. Holen Sie sich Feedback von allen wichtigen Stakeholdern für Ihr Kreativbriefing. Schließlich ist es die Basis für den späteren Artikel. Dazu können Sie Online-Proofing-Tools nutzen, um das Briefing dort hochzuladen und gemeinsam zu überprüfen und zu verbessern.
3. Verantwortlichkeiten und Aufgaben zuweisen
Nun soll es darum gehen, alle Aufgaben klar an Teammitglieder zuzuweisen. Dies kann in einem Meeting oder auch asynchron geschehen. Im besten Fall ergibt es sich aus den übergeordneten Zuständigkeiten jedes Mitarbeiters. Texter sind dafür zuständig, Texte zu verfassen, Grafiker erstellen die visuellen Inhalte etc.
4. Content erstellen
Anschließend teilen wir das Briefing mit unseren Textern und Designern und leiten so den Erstellungsprozess ein.
Die Texter erstellen den Text und integrieren alle SEO-relevanten Keywords im Text. Unsere Texter verwenden bei der Erstellung der Texte die POWER-Methode. POWER steht für Vorbereiten (Prepare), Organisieren (Organize), Schreiben (Write), Bearbeiten (Edit) und Überprüfen (Review). Eine Person erstellt den ersten Entwurf des Textes – von Anfang bis Ende.
Nachdem unsere Copywriter den ersten Entwurf fertiggestellt und Screenshots oder Vorschläge für Bildmaterial integriert haben, senden wir den Entwurf an unsere Designer, die mit dem Erstellungsprozess von Bildern, Grafiken oder anderen visuellen Elementen beginnen.
Wenn es darum geht, sich über den Content-Fortschritt auszutauschen, kann es praktisch sein, Chat-Software wie Slack oder Microsoft Teams zu nutzen. Zusätzlich bieten sich tägliche Standup-Meetings an, bei denen Teammitglieder kurze Status-Updates in der Chat-Software oder per Videokonferenz teilen. Die folgende Strategie hat sich dabei bewährt:
- Was habe ich gestern geschafft?
- Was habe ich heute vor?
- Gibt es Blocker, die mich beeinträchtigen?
5. Content-Review und Freigabe
Sobald ein erster Entwurf des Blogbeitrags fertig ist, muss er von allen involvierten Teammitgliedern (im Folgenden als Reviewer bezeichnet) überprüft und freigegeben werden. Der Review-Prozess sieht dabei folgendermaßen aus:
Erste Review-Runde
Der erste Entwurf des Artikels wird mit den Reviewern geteilt, damit sie sich ihn ansehen können. Ihr Feedback wird dann an den Texter zurückgesandt.
Erste Revisionsrunde
Der Texter kann dann den Inhalt auf der Grundlage dieses Feedbacks entsprechend aktualisieren.
Zweite Review-Runde
Sobald die Änderungen vorgenommen wurden, kann der Artikel den Reviewern erneut vorgelegt werden. Dann kann der Texter erneut zusätzliches Feedback zum Artikel erhalten.
Zweite Revisionsrunde
Der Inhalt kann nun vom Texter auf Grundlage des erhaltenen Feedbacks wieder aktualisiert werden.
Darüber hinaus können weitere Review-Runde erforderlich sein, falls weitere Stakeholder involviert werden sollen, deren Meinungen und Rückmeldungen berücksichtigt werden müssen, bevor der Inhalt genehmigt werden kann.
Tipp: Nutzen Sie Content-Review-Software, um Feedback für alle Arten von Content an einem Ort zu bündeln und dafür zu sorgen, dass alle Projektmitglieder stets die richtige Dateiversion reviewen.
6. Content-Archivierung
Nachdem der Content fertiggestellt wurde ist es wichtig, dass die Archivierung ebenfalls transparent geregelt ist. Es ist essentiell, klare digitale Ordner- und Ablagestrukturen festzulegen, damit Content auch später noch wiedergefunden werden kann. Legen Sie Ablage-Abläufe fest und erstellen Sie beispielsweise Ordner in einem Cloud-Storage-System wie Google Drive oder Ihrer Content-Review-Software, um Dateien dort geordnet abzulegen. Auf diese Weise haben alle Beteiligten stets schnell Zugriff auf die Daten und wissen, wo sie suchen müssen.
Fazit
Auch wenn Marketingteams bei der Content-Erstellung einige Herausforderungen meistern müssen, gibt es heutzutage viele Online-Tools, die ihnen dabei helfen können. Wichtig ist zunächst jedoch, dass Ihr Content-Workflow klar definiert ist. Anschließend können Sie evaluieren, inwiefern Software Ihre Prozesse vereinfachen kann.

Autor
Max Benz
Marketing-Manager bei Filestage
Max Benz ist Marketing-Manager bei Filestage, einer Online- Proofing-Software. Wenn er nicht das Thema Content Marketing bei Filestage vorantreibt, arbeitet er an seinem Nebenprojekt suitApp.de, einer Vergleichsplattform für B2B-Software.