Automatisieren Sie die Zahlungsabwicklung

Für Agenturen ist insbesondere die Zahlungsabwicklung ein Feld, das im Arbeitsalltag zeitraubend ist und automatisiert viel Zeit sparen kann.

Klar: In einer perfekten Welt würden alle Kunden ihre Rechnungen sofort nach deren Erhalt bezahlen. Das mag bei einigen Rechnungen auch der Fall sein, es wird jedoch immer gebräuchlicher für Kunden, die Zahlungsfrist bis aufs Äußerste auszuweiten, um ihren eigenen Cashflow-Anforderungen gerecht zu werden. Das gilt besonders, wenn es sich bei dem betreffenden Kunden um ein größeres Unternehmen als das eigene handelt.

Durch die Optimierung des Cashflows über verbesserte Zahlungseingänge stellen Sie Ihr Unternehmen auf eine stabilere finanzielle Basis. Zudem können Sie Umlaufvermögen freisetzen, um dieses anderweitig zu investieren. Zum Beispiel durch die Verfolgung von Wachstumsstrategien, die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter und die Maximierung der Aktionärsrenditen. Das verschafft Ihrem Unternehmen langfristig einen Wettbewerbsvorsprung.

Die Automatisierung Ihrer Rechnungen ist demnach die Lösung mehrerer Probleme. Die Automatisierung Ihrer Rechnungen beseitigt das Risiko menschlicher Fehler und entlastet Ihr Team, so dass es sich auf andere Aufgaben konzentrieren kann. Elektronische Abrechnungssysteme wie Billomat, Billwerk oder Debitoor schaffen einen nahtlosen End-to-End-Prozess mit praktischen Funktionen. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, Rechnungen zu überwachen oder Ihren Kunden zu ermöglichen, Ihre Rechnungen direkt in ihr eigenes Abrechnungssystem herunterzuladen. Die meisten automatisierten Abrechnungssysteme machen das Bezahlen noch einfacher, indem sie Kunden ermöglichen, sich direkt über die Rechnung geradewegs zur Bezahlung zu klicken. Diese bequeme Möglichkeit einer integrierten Zahlung erfreut sich zunehmender Beliebtheit, da sie den Cashflow für das Unternehmen steigert und die Rechnungsbearbeitungszeit für die Kunden verkürzt. Bei der kombinierten Nutzung mit einem cloud-basierten Zahlungsanbieter wie GoCardless bieten diese Programme einen vollautomatisierten Workflow an. Die Echtzeit-Benachrichtigung meldet sofort, wenn etwas schief geht, eine Zahlung fehlschlägt oder abgelehnt wird.
 

Verbessern Sie die Zahlungsmethoden

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Optimierung Ihrer Zahlungseingänge ist es, die Zahlung für Ihre Kunden so einfach wie möglich zu gestalten. Eine Möglichkeit besteht darin, Ihren Kunden eine breitere und bessere Auswahl an Zahlungsoptionen an zu bieten. Die verschiedenen Zahlungsmethoden bringen ihre jeweiligen Vor- und Nachteile mit sich.

Um die Flexibilität zu maximieren und Ihren Workflow in Bezug auf Zahlungseingänge zu optimieren, sollten Sie das Lastschriftverfahren in Ihre angebotenen Zahlungsmethoden aufnehmen.

Über das Lastschriftverfahren können Unternehmen Zahlungen automatisieren und bei Fälligkeit Geld von den Bankkonten ihrer Kunden abbuchen. Dank der anfänglichen Einrichtung eines Lastschriftmandats, können Zahlungsfrequenz und -betrag nach Bedarf geändert werden, ohne sich jedes Mal die Zustimmung des Kunden einholen zu müssen. Das Lastschriftverfahren ist kostengünstig und die Fehlerquote ist sehr niedrig. Es stellt eine sehr flexible Art des Zahlungseinzugs dar und geht mit minimalem Aufwand einher – sowohl für Ihre Finanzabteilung als auch für Ihre Kunden. Die Umstellung auf das Lastschriftverfahren kann Ihr Cashflow-Management verbessern und es kann zudem Ungewissheiten und Risiken reduzieren, indem es Ihnen eine genaue Vorhersage über die Zahlungseingänge ermöglicht.

Hier bietet zum Beispiel die Lösung von GoCardless eine Möglichkeit für eine automatisierte Abwicklung von Rechnungen, so dass die einzelnen Zahlungseingänge einfach und schnell verwaltet sowie nachverfolgt werden können.

Bezahlt wird, wie bei den meisten SaaS-Modellen, lediglich nach Gebrauch. Um mit dem Einzug von Kundenzahlungen beginnen zu können, müssen die Kunden lediglich ein Lastschriftmandat – per E-Mail oder über einen Link den man einfach einer Rechnung beifügen kann – abgeben, so dass an vereinbarten Zahlungsterminen Geld von ihrem Bankkonto eingezogen werden kann. Sobald das Lastschriftmandat eingerichtet ist, zieht GoCardless das Geld automatisch am festgelegten Zahlungstermin ein und benachrichtigt Ihre Kunden im Voraus. Alle Transaktionen können außerdem übersichtlich über ein Online-Dashboard im Blick behalten werden. Das ist für die Buchhaltung eine deutliche Erleichterung.

Durch die Einführung automatisierter Prozesse in der Zahlungsabwicklung verbringen Agenturen dann deutlich weniger Zeit mit der Suche nach verspäteten Rechnungen und haben so mehr Zeit für die Arbeit mit ihren Kunden.
 

Fazit: So können Sie Ihren Buchhaltungsalltag erleichtern

Den größten Teil seiner Zeit mit dem eigentlichen Geschäft zu verbringen, ist Ziel eines jeden Unternehmers, denn hier verdient er sein Geld. Digitale Services ermöglichen es, administrative Abläufe zu automatisieren. Das bedeutet weniger Zeitaufwand für Nebentätigkeiten und Fokus auf das Kerngeschäft. Digitalisierte Prozesse in der Buchhaltung erlauben es Mitarbeitern, mehr Zeit mit anderen, wertschöpfenden Tätigkeiten zu verbringen. Statt Rechnungen zu schreiben können sie Angebote erstellen, die Kostenstruktur des Betriebes analysieren und verbessern oder nicht-finanzielle Tätigkeiten übernehmen. Beim Chef klingelt das Telefon seltener wegen Rückfragen. Auf diese Weise kann intelligente Buchhaltungssoftware in allen Abteilungen und Ebenen Zeit und damit Geld sparen.