Unternehmen publizieren eine Vielzahl von Informationsprodukten in unterschiedliche Kanäle: Kataloge, Broschüren, Bedienungsanleitungen, Serviceunterlagen, Webseiten, Onlineshops oder Supportbereich. Die geforderte Unterstützung leisten umfassende Informationsmanagementsysteme, mit deren Hilfe Publishingprozesse effizient automatisiert und die häufig anfallenden Aktualisierungen der Produktinformationen sicher durchgeführt werden können: Sichere automatisierte Prozesse sind die Basis für konsistente Produktdaten und konsistente Produktdaten sind wettbewerbsentscheidend. 

Effiziente PIM-Systeme ermöglichen konsistente Produktdaten und damit

• Umsatzsteigerung durch Cross Selling von Produkten
• Optimierung der Sell Side/Buy Side
• Markt-, kunden-, zielgruppenspezifische Sortimentspolitik
• Multi Channel Publishing
• Multi Channel Commerce
• Minimierung von Schnittstellen zu Fremdsystemen
• Prozesssicherheit bei der Erstellung, Verwaltung, Übersetzung und Publikation von Produktinformationen
• Durchgängiges Corporate Design und Wording

Die kurzen Produktlebenszyklen lassen den Unternehmen nicht viel Zeit, aus den meist dezentral verteilten Produktdaten konsistente, valide und qualitativ hochwertige Produktinformationen zu erstellen. Ohne geeignete Systemunterstützung ist die Pflege, Harmonisierung und Aktualisierung der Produktdaten für unterschiedliche Medien und Sprachen aufwendig und fehlerträchtig.

Zentrale Systeme zur Verwaltung der Produktdaten schaffen die Grundlage für Produkt- und Servicequalität beispielsweise auf Portalen und in Katalogen. Mit dem geeigneten System werden die Produktdaten nur einmalig gepflegt und die Stammdaten über Schnittstellen aus der Warenwirtschaft importiert. Für eine hohe Zahl an Produktdatensätzen aus unterschiedlichen Quellen ist ein System mit außerordentlicher Performanz und hoher Skalierbarkeit gefragt. 

Besonderes Potenzial für die Produktkommunikation zeigt sich im Zusammenwachsen von Produktmanagement und Content Management. PIM-Systeme integrieren Daten aus einkaufs-, produktions- und kommunikationsrelevanten Bestandssystemen. Damit sind die klassischen Produktdaten wie Artikelnummern, Kurzbezeichnungen, kaufmännische Merkmale, Logistikdaten oder Produktionsinformationen, die meist in Warenwirtschaftssystemen (ERP) vorliegen, zusätzlich zu den im PIM-System gepflegten technischen Daten, zentral verfügbar und mehrfach nutzbar.

Mit dem Content Management System (CMS) werden textuelle, strukturierte Inhalte zum Artikel erfasst. Das PIM-System schafft die Verknüpfung zu den ERP-Daten. Somit werden dann im PIM-System zu den Artikelnummern, den Preisen und den Bezeichnungen weitere Daten wie Einsatzort, Materialeigenschaften oder Prüfzertifikate hinzu gepflegt. Mittels des PIM-Systems lassen sich selbst die Übersetzungen zu den ERP-Informationen koordinieren. Zusätzlich zu technischen Merkmalen können strukturierte Texte am Artikel verwaltet werden. Auch in diesen Texten lassen sich technische Merkmale verwenden. Diese können sogar je nach Artikel unterschiedlich befüllt werden, was eine Wiederverwendung an mehreren Artikeln ermöglicht. Hier ein Beispiel: Die Maschine braucht wegen ihrer geringen Länge von <merkmal id="“laenge“/">mm wenig Stauraum. Wenn alle Daten vorliegen, können sie publiziert werden und stehen für Bedienungsanleitungen, Marketingmaterial, Kataloge, Bestelllisten – z. B. im Onlineshop – in Preislisten, Whitepapers, sowie Portalen für Kunden und Servicetechniker zur Verfügung. Die Unternehmen profitieren von einheitlichem Wording, reduzieren ihre Übersetzungskosten und erreichen Versionssicherheit.</merkmal>

Das ideale Konzept für ein PIM- und Content Management System beinhaltet nahtlos integriertes Management von Content, Produktinformationen, Übersetzungs- sowie Publikationsprozessen: Alle beteiligten Fachabteilungen können dies auf einer Bedienoberfläche, in einem Softwaresystem und aus einem zentralen Datenpool heraus umsetzen. Das optimiert die redaktionellen Prozesse und spart Investitionskosten und Schulungsaufwände. Die Daten können in den Abteilungen, in denen sie entstehen, gepflegt werden. Dies wird durch ein granulares Berechtigungsmanagement möglich. Berechtigte Mitarbeiter z. B. aus den Bereichen Einkauf, Vertrieb oder Kundendienst greifen auf das PIM- und Content Management System zu, pflegen die spezifischen Daten oder arbeiten mit den vorhandenen.

Die Datenpflege wird durch komplexe Vererbungskonzepte unterstützt, d. h. Vererbungsmechanismen reduzieren den Pflegeaufwand: So ist dann bei einzelnen Produktvarianten nur noch ein Bruchteil der Merkmale zu pflegen. Beispielsweise können Produktempfehlungen zu einzelnen Artikeln ganzen Produktlinien zugeordnet werden. Weitere Unterstützung beim Arbeiten mit dem System erfahren die Mitarbeiter durch Workflow-Steuerung und die Anbindung an z. B. ERP- oder Translation Management-Systeme. Der strukturelle Aufbau hinter dem Produktkonzept und ein Variantenmanagement ermöglichen die effiziente und übersichtliche Verwaltung der Sprachversionen für die internationalen Zielgruppen. Ein Übersetzungsmanagement kommt zur Bereitstellung der Inhalte in den geforderten Sprachen zum Einsatz und eine geeignete Publishing-Technologie für die Publikation in verschiedene Medien.

Das PIM-System ist die zentrale Plattform zur Pflege der Produktinformationen eines Automobilherstellers und den externen Applikationen wie Webspecials und Modellvergleich. Die unterschiedlichen Produktdaten werden von einem großen Redaktionsteam der Mitarbeiter aus verschiedenen Fachabteilungen mit entsprechenden Berechtigungen gepflegt, aktualisiert und marktspezifisch aufbereitet. Das PIM-System unterstützt ein ausgeklügeltes Vererbungskonzept, sodass nur jeweils ein Bruchteil der gesamten Merkmale einer Modellvariante gepflegt werden muss. Damit spart die Redaktion Zeit- und Kostenaufwände bei der Pflege der Produktinformationen und bei der Publikation für die Zielmärkte .Die beteiligten Fachabteilungen können sich auf ihre Kernkompetenzen fokussieren.

Benefits aus nahtlos integriertem Management von Produktdaten und Content

• Einfachere und schnellere Durchführung der Daten-Updates, Bereitstellung der Daten für externe Anwendungen und die Vereinfachung der Abnahmeprozesse
• Die Publikationszeit ins Web lässt sich deutlich beschleunigen und die Qualität der Daten besticht.
• Produkte können klar strukturiert dargestellt, verwaltet und die Informationen dazu leicht gefunden werden.
• Händler und Endverbraucher profitieren von den Produktinformationen auf der Website bei der Produktauswahl und den technischen Daten.

Im Bereich technische Produktkommunikation sind die Redaktionssysteme auf dem Markt sicherlich vergleichbar was ihre Funktionen und die Vorteile, die sie den Unternehmen bringen, anbelangt. Noch größerer Funktionsumfang wird nicht zwangsläufig zu spürbaren Optimierungen führen, womöglich aber weitergehende Automatisierungen und Konzepte in Richtung Anwenderorientierung. Es sind schlanke Prozesse rund um die Produktkommunikation und die Bedienkonzepte der PIM-Systeme gewünscht. Der Anwender soll nicht nach dem nächsten Werkzeug suchen müssen, sondern sofort sehen was er braucht. Dies bedeutet, dass sich die funktionsorientierte Arbeitsweise hin zu einer anwenderorientierten Arbeitsweise bewegen wird. Die Systeme werden den Anwender dann zunehmend mit Vorschlägen und Automatisierungen unterstützen.

“Einfachheit ist das Resultat der Reife.” (Friedrich Schiller, 1759 – 1805)

Die Arbeitsweise im PIM- und Redaktionssystem wird sich so weiterentwickeln, dass sie den unterschiedlichen Aufgabenschwerpunkten und Rollen der Benutzer gerecht wird. Das System soll dabei den gewohnten Arbeitsschritten nicht im Weg stehen und keine zusätzlichen Hürden im Arbeitsalltag bilden. Neben den technischen Redakteuren, die das Redaktionssystem in allen Facetten nutzen, gibt es die weiteren Mitarbeiter im Erstellungsprozess der technischen Dokumentationen, die oft nicht geübt im Umgang mit dem PIM- und Redaktionssystem sind. Diese Mitarbeiter zu schulen wäre zu kostenaufwendig und ihr direktes Arbeiten im Redaktionssystem ist oft auch nicht gewünscht. Sie benötigen häufig nur lesende Rechte auf die Produktdaten und Bilder. Für solche Anwendungsbereiche werden erweiterte Zugriffsmöglichkeiten auf die PIM-Systeme angeboten. Dazu können beispielsweise browserbasierte Frameworks zum Einsatz kommen, die den Unternehmen eine zentrale und nachvollziehbare Informationsbereitstellung und den autorisierten Mitarbeitern eine gemeinsame Sicht auf die Produktinformationen erlaubt.

Browserbasierte Anwendungen, die die Zugriffsmöglichkeit auf ein PIM- und Redaktionssystem bieten, können in einem geeigneten webbasierten Framework eingebunden und aufgerufen werden. Für den Zugang zum Framework stehen verschiedene Authentifizierungsmethoden zur Verfügung. Nach der Authentifizierung können berechtigte Redakteure, Produktmanager oder Zulieferer lesend auf Produktdaten und Merkmalwerte zugreifen. Für individuelle Recherchen, beispielswiese bei der Erstellung von Webseiten, Katalogen, Broschüren, Technischen Dokumentationen, Flyer oder Schulungsunterlagen, stehen den Mitarbeitern Suchfunktionen zur Verfügung. Über Schlagwörter können sie nach Produkten und zugehörigen Produktdaten suchen, diese in einer Merkliste zusammenstellen und Bilder in einer Vorschau betrachten. Durch ein mobiles Bedienkonzept lässt sich eine solche Webanwendung, beispielsweise das Noxum PIM Online, auch einfach über mobile Endgeräte, wie Tablets via Touchscreen bedienen. Stehen die Anwendungen ebenso als Cloud-fähiger Service zur Verfügung profitieren Unternehmen von den Vorteilen des Cloud Computing hinsichtlich Zugriffsmöglichkeiten und Verfügbarkeit.

Die Ersatzteilkataloge werden direkt im PIM- und Content Management System (PIM-CMS) erstellt. Hier werden auch die Daten, also Bilder und technische Daten, gepflegt. Die Zusammensetzung der Ersatzteilkataloge für die einzelnen Produkte erfolgt über Stücklisten. Die SAP-Daten dazu kommen über den SAP-Import, der voll automatisch laufen soll, ins PIM-CMS. Redakteure sollen aber auch die Möglichkeit haben, Informationen nach zu qualifizieren: z.˚B. Merkmale, die nicht im SAP stehen, manuell hinzufügen oder Stücklisten um Bilder anreichern können. Die Bilddaten kommen dann über einen Bilderimport ins PIM-CMS wie z.°B. das Noxum Publishing Studio. Für die beiden Imports, den SAP- und den Bilddatenimport, können Workflow Activities, die in einer geeigneten Anwendung zur Koordination von Softwareanwendungen selbst bestimmt werden, gemanagt werden.

Voraussetzung für einen lohnenden Einsatz des PIM- und Content Management System für die Erstellung der Produktinformationen ist, dass die Datenstruktur zentral in einem System abgebildet wird. Die Pflegeaufwände für die Produktinformationen können sich dann in mehrerlei Hinsicht reduzieren: 

• Produktinformationen sind leicht zu aktualisieren und können automatisiert marktspezifisch aufbereitet werden.
• Unterschiedliche Werte für die verschiedenen Märkte können im PIM-System umgesetzt werden.
• Zeit- und Kostenaufwände bei der Erstellung und Übersetzung der Produktinformationen reduzieren sich deutlich.
• Die Informationsbausteine werden im System transparent verknüpft. Einzelne Produkte können klar strukturiert dargestellt und die Informationen dazu leicht gefunden werden. 

Die Contentmanager können sich auf die Inhaltserstellung fokussieren und werden in der Publikation für die Zielmärkte unterstützt: Die Publikationszeit in alle Kanäle lässt sich sogar deutlich beschleunigen und Fehler durch Copy & Paste werden durch die automatisierten Prozesse vermieden: Produktupdates, Übersetzungen und Freigabeprozesse können einfacher und schneller durchgeführt werden. Händler und Endverbraucher profitieren von den Produktdaten, die auf ihrem Portal valide zur Verfügung stehen. Die Endverbraucher werden bei der Produktauswahl und dem Bestellvorgang unterstützt und der Kundenservice wird entlastet. Letztendlich sind die Nutzer des Systems und die Kunden, die alle die validen Produktinformationen benötigen, zufrieden.